Цикл руководств | DSLocate — интересные и полезные функции, о которых вы могли не знать | #4 Путевой лист

Управление автопарком — задача не из лёгких. Сроки технического обслуживания, контроль технического состояния, мониторинг маршрутов — это лишь часть обязанностей, которые ложатся на плечи владельцев транспортных и логистических компаний. К счастью, на помощь приходит DSLocate — современное приложение, которое значительно упрощает эти задачи.

Конечно, основная функция DSLocate — отслеживание местоположения транспортных средств в режиме реального времени. Однако это лишь вершина айсберга! Приложение предлагает множество других, менее известных, но чрезвычайно полезных функций, способных существенно оптимизировать управление автопарком. В серии статей блога мы подробнее рассмотрим, какой ещё нераскрытый потенциал таит в себе DSLocate.

В сегодняшней статье мы сосредоточимся на функции Путевого листа, которая наверняка окажется полезным инструментом в вашей работе.

Путевой лист — полный обзор маршрутов и пробега транспортного средства

Путевой лист — это подробный отчёт обо всех маршрутах, пройденных выбранным транспортным средством за определённый период. DSLocate автоматически фиксирует данные о каждой поездке: местоположение, дату и время начала и завершения маршрута, пройденное расстояние, а также водителя, управлявшего транспортным средством. Этот инструмент позволяет не только точно знать, где и когда использовалось ТС, но и вести учёт пробега, что критически важно для налоговой отчётности — особенно при возврате НДС.

Путевой лист также содержит данные о цели поездки и стоимости за километр, что позволяет автоматически рассчитывать стоимость маршрута в злотых. Кроме того, отчёт формирует статистику за весь период учёта, включая суммарный пробег и общую стоимость пройденных маршрутов.

Более того, DSLocate обеспечивает автоматическую отправку сформированных отчётов соответствующим лицам — например, водителям или в бухгалтерию, что значительно упрощает и ускоряет документооборот автопарка.

Благодаря этой функции вы получаете полный контроль над затратами и операционной эффективностью вашего автопарка, что ведёт к лучшему планированию и оптимизации ресурсов. В следующих статьях нашей серии мы рассмотрим другие расширенные функции DSLocate, которые ещё больше помогут оптимизировать управление вашим автопарком.

Но как это работает?

Чтобы в полной мере воспользоваться возможностями путевого листа, рекомендуется предварительно заполнить некоторые данные в приложении. Для этого откройте Панель администратора, нажав на иконку белой шестерёнки в правом верхнем углу экрана. Хотя вводить эти данные необязательно — путевой лист сформируется и без них — их заполнение обеспечит более полную и точную картину данных.

Для заполнения путевого листа можно ввести следующие данные:

Цель поездки: Каждому водителю можно назначить индивидуальную цель поездки. Для этого перейдите на вкладку Сотрудники. В левой части экрана находится таблица со всеми RFID-картами или таблетками Dallas, привязанными к приложению.

Информация о транспортном средстве: Для каждого ТС можно ввести подробные данные: вид топлива, объём двигателя, стоимость за 1 км, показание одометра на дату начала учёта и дату начала учёта. Для этого выберите вкладку Транспортные средства. В левой части экрана находится таблица с ТС. Выберите нужный автомобиль и заполните поля, обозначенные как Данные для путевого листа.

Ввод этих данных обеспечит более точные и информативные отчёты, упрощающие управление автопарком.

Формирование отчёта

После заполнения данных о водителях и транспортных средствах можно приступать к формированию отчёта. Для этого закройте Панель администратора, нажав на белый крестик в правом верхнем углу экрана. Затем на панели в левом нижнем углу выберите вкладку Отчёты. Теперь можно сформировать путевой лист, содержащий все необходимые данные, которые вы ввели ранее.

В списке отчётов, который появится в левой части экрана, найдите путевой лист. Для его формирования выберите транспортные средства и диапазон дат. Рекомендуется также воспользоваться опцией Дополнительно, которая позволяет ввести данные компании и ответственного за ведение учёта лица — это обеспечит более полный и профессиональный отчёт, точно соответствующий вашим потребностям.

Когда всё готово, можно формировать отчёт.

С помощью кнопок в правом верхнем углу экрана можно отправить отчёт непосредственно водителям, сохранить его в формате PDF или распечатать. В загруженном PDF-файле будет поле для ручной подписи ответственного за ведение учёта. Кроме того, после открытия PDF вы можете редактировать поля Цель и Водитель. Эта функция особенно полезна в нестандартных ситуациях, когда цель, назначенная водителю, не соответствует фактической цели поездки, или когда водитель не был заранее добавлен в Панель администратора.

В нижней части отчёта также представлена итоговая статистика за весь период отчётности, что позволяет быстро просмотреть ключевые данные о пробеге и расходах на эксплуатацию ТС.

Автоматическая отправка отчётов

Если вы хотите регулярно получать отчёты на свою электронную почту, воспользуйтесь функцией Автоматической отправки. Достаточно указать адрес e-mail и установить периодичность — система будет автоматически формировать отчёты и отправлять их на указанный адрес.

После нажатия кнопки Автоматическая отправка откроется новое окно для настройки этой функции. Введите адрес e-mail (или несколько), на который должны отправляться отчёты, затем выберите периодичность: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. В правой части панели можно выбрать ТС, для которых будут формироваться отчёты, и указать данные компании и ответственного лица. Эти данные достаточно ввести один раз — они будут автоматически добавляться в каждый отправляемый отчёт.

Отправка будет осуществляться до тех пор, пока вы сами не отключите её. Для каждого отчёта можно настроить любое количество автоматических рассылок, что обеспечивает гибкое управление отчётами и их распространением.

Готово! Поздравляем — вы освоили ещё одну полезную функцию DSLocate: путевой лист.

DSLocate — больше чем просто отслеживание местоположения

Модуль путевого листа — лишь одна из многих возможностей нашей системы. DSLocate — это не только инструмент для определения местоположения, но прежде всего комплексный помощник, который поможет вам управлять автопарком более эффективно, безопасно и экономично.

Приглашаем вас попробовать DSLocate и открыть все его возможности. Свяжитесь с нашей командой, чтобы получить дополнительную информацию или договориться о демонстрации приложения.

В следующих статьях серии мы рассмотрим другие интересные функции DSLocate, которые могут существенно оптимизировать управление вашим автопарком. Следите за обновлениями!

Ищете надёжного поставщика системы GPS и телематики для вашей компании? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

biuro@datasystem.pl

801 88 77 88