Cycle de tutoriels | DS Locate – fonctions intéressantes et utiles que vous ignoriez peut-être | n°4 Carnet de route

Gérer une flotte de véhicules n'est pas une mince affaire. Échéances des contrôles, suivi de l'état technique, surveillance des itinéraires – ce ne sont là que quelques-unes des responsabilités qui pèsent sur les épaules des dirigeants d'entreprises de transport et de logistique. Heureusement, DSLocate vient à la rescousse : une application moderne qui facilite considérablement ces tâches.

La fonction principale de DSLocate, c'est bien entendu le suivi en temps réel de la position des véhicules. Mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg ! L'application propose de nombreuses autres fonctionnalités, moins connues mais extrêmement utiles, qui peuvent considérablement améliorer la gestion d'une flotte. Dans une série d'articles de blog, nous allons examiner de plus près le potentiel encore inexploité de DS Locate.

Dans l'article d'aujourd'hui, nous nous concentrerons sur la fonction Rapport de carnet de route, qui peut certainement devenir un outil précieux dans votre travail.

Rapport de carnet de route – une vue d'ensemble complète des trajets et du kilométrage du véhicule

Le rapport de carnet de route est un récapitulatif détaillé de tous les trajets parcourus par un véhicule donné sur une période définie. DSLocate enregistre automatiquement les informations relatives à chaque trajet : emplacement, date et heure de départ et d'arrivée, distance parcourue, ainsi que le chauffeur au volant. Grâce à cet outil, vous savez non seulement précisément où et quand le véhicule a été utilisé, mais vous avez également la possibilité de tenir la comptabilité du kilométrage du véhicule, ce qui est essentiel pour les déclarations fiscales, en particulier pour la déduction de la TVA.

Le rapport de carnet de route contient également des données sur le motif du déplacement et le taux au kilomètre, ce qui permet de calculer automatiquement la valeur du trajet en zlotys. De plus, le rapport calcule des statistiques pour l'ensemble de la période de comptabilisation, notamment le nombre total de kilomètres parcourus et la valeur totale des trajets effectués.

En outre, DSLocate permet l'envoi automatique des rapports générés aux personnes concernées, par exemple aux chauffeurs ou au service comptabilité, ce qui facilite et accélère considérablement la gestion des documents liés à la flotte.

Grâce à cette fonctionnalité, vous avez un contrôle total sur les coûts et la productivité opérationnelle de votre flotte, ce qui se traduit par une meilleure planification et une optimisation des ressources. Dans les prochains articles de notre série, nous examinerons d'autres fonctionnalités avancées de DSLocate susceptibles d'améliorer encore la gestion de votre flotte.

Mais comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

Pour tirer pleinement parti des possibilités du rapport de carnet de route, il est utile de commencer par renseigner certaines données dans l'application. Pour ce faire, ouvrez le panneau administrateur en cliquant sur l'icône du rouage blanc en haut à droite de l'écran. Même si la saisie de ces informations n'est pas obligatoire et que le rapport de carnet de route se générera également sans elles, les renseigner peut donner une image plus complète et plus précise des données.

Pour compléter le rapport de carnet de route, vous pouvez renseigner les données suivantes :

Motif du déplacement : vous pouvez attribuer un motif de déplacement individuel à chaque chauffeur. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Collaborateurs. Sur la gauche de l'écran, vous trouverez un tableau contenant toutes les cartes RFID ou Pastilles Dallas attribuées dans l'application.

Informations sur le véhicule : pour chaque véhicule, vous pouvez saisir des données détaillées, telles que le type de carburant, la cylindrée, le taux par kilomètre, le relevé du compteur à la date de début de la comptabilisation et la date de début de la comptabilisation. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Véhicules. Sur la gauche de l'écran, vous trouverez un tableau des véhicules. Sélectionnez le véhicule qui vous intéresse et renseignez les champs marqués Données pour le rapport de carnet de route.

La saisie de ces informations permettra d'obtenir des rapports plus précis et plus utiles, qui faciliteront la gestion de la flotte.

Génération du rapport

Une fois les informations relatives aux chauffeurs et aux véhicules renseignées, vous pouvez passer à la génération du rapport. Pour cela, fermez le panneau administrateur en cliquant sur la croix blanche en haut à droite de l'écran. Ensuite, dans le panneau situé en bas à gauche, sélectionnez l'onglet Rapports. Vous pouvez désormais générer le rapport de carnet de route, contenant toutes les informations nécessaires que vous avez saisies auparavant.

Dans la liste des rapports qui s'affiche à gauche de l'écran, vous trouverez le rapport de carnet de route. Pour le générer, sélectionnez les véhicules et la plage de dates qui vous intéressent. Par ailleurs, il est intéressant d'utiliser l'option Avancé, qui permet de saisir les données de l'entreprise et de la personne chargée de la tenue du registre. Cela permettra de créer un rapport plus complet et plus professionnel, parfaitement adapté à vos besoins.

Maintenant que tout est prêt, vous pouvez passer à la génération du rapport.

Grâce aux boutons situés en haut à droite de l'écran, vous pouvez envoyer le rapport directement aux chauffeurs, l'enregistrer au format PDF ou l'imprimer. Après téléchargement, le fichier PDF contiendra un espace destiné à la signature manuelle de la personne chargée de la tenue du registre. De plus, à l'ouverture du fichier PDF, vous avez la possibilité de modifier les champs Motif et Chauffeur. Cette fonction est particulièrement utile dans des situations atypiques, lorsque le motif attribué au chauffeur ne correspond pas au motif réel du déplacement ou lorsque le chauffeur n'a pas été ajouté au préalable dans le panneau administrateur.

Au bas du rapport, vous trouverez également des statistiques récapitulatives pour l'ensemble de la période de reporting, ce qui permet de passer rapidement en revue les données clés relatives au kilométrage et aux coûts d'utilisation du véhicule.

Envoi automatique des rapports

Si vous souhaitez recevoir régulièrement les rapports dans votre boîte de réception, vous pouvez utiliser la fonction Envoi automatique. Il vous suffit d'indiquer une adresse e-mail et de définir la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les rapports : notre système les générera automatiquement et les enverra à l'adresse indiquée.

Après avoir cliqué sur le bouton Envoi automatique, une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous pouvez configurer cette fonction. Saisissez la ou les adresses e-mail auxquelles les rapports doivent être envoyés, puis choisissez la fréquence d'envoi – quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Dans le panneau de droite, vous pouvez sélectionner les véhicules pour lesquels les rapports seront générés, et saisir les données de l'entreprise et de la personne chargée de la tenue du registre. Il suffit de saisir ces informations une seule fois – elles seront automatiquement ajoutées à chaque rapport envoyé.

L'envoi se poursuivra jusqu'à ce que vous décidiez vous-même de le désactiver. De plus, pour chaque rapport, vous pouvez paramétrer un nombre illimité d'envois automatiques, ce qui permet une gestion souple des rapports et de leur diffusion.

Et… le tour est joué ! Félicitations – vous venez de maîtriser une autre fonctionnalité utile de DSLocate : le rapport de carnet de route.

DSLocate – bien plus que du simple suivi de localisation

Le module Carnet de route n'est qu'une des nombreuses possibilités qu'offre notre système. DSLocate n'est pas seulement un outil de suivi de localisation, mais avant tout un assistant complet qui vous aidera à gérer votre flotte de véhicules de manière plus efficace, plus sûre et plus économique.

Nous vous invitons à essayer DSLocate et à en découvrir toutes les possibilités. Contactez notre équipe pour obtenir davantage d'informations ou convenir d'une démonstration de l'application.

Dans les prochains articles de cette série, nous examinerons d'autres fonctionnalités intéressantes de DS Locate susceptibles d'améliorer considérablement la gestion de votre flotte. Restez à l'affût !

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