Ratgeber-Reihe | DSLocate – interessante und nützliche Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kannten | #4 Fahrtenbuch

Die Verwaltung einer Fahrzeugflotte ist eine echte Herausforderung. Inspektionstermine, Kontrolle des technischen Zustands, Überwachung von Fahrtrouten – das sind nur einige der Pflichten, die auf den Schultern von Inhabern Transport- und Logistikunternehmen lasten. Zum Glück hilft DSLocate – eine moderne Anwendung, die diese Aufgaben erheblich erleichtert.

Natürlich ist die Grundfunktion von DSLocate die Echtzeit-Ortung von Fahrzeugen. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs! Die Anwendung bietet viele andere, weniger bekannte, aber äußerst nützliche Funktionen, die das Flottenmanagement erheblich verbessern können. In einer Reihe von Blogartikeln werden wir genauer untersuchen, welches ungenutzte Potenzial noch in DS Locate schlummert.

Im heutigen Artikel konzentrieren wir uns auf die Funktion Fahrtenbuchbericht, die sicherlich ein nützliches Werkzeug in Ihrer Arbeit sein kann.

Fahrtenbuchbericht – umfassender Überblick über Routen und Fahrzeugkilometerstand

Der Fahrtenbuchbericht ist eine detaillierte Auflistung aller Strecken, die ein ausgewähltes Fahrzeug in einem bestimmten Zeitraum zurückgelegt hat. DS Locate zeichnet automatisch Informationen zu jeder Fahrt auf – Standort, Datum und Uhrzeit des Starts und der Ankunft, zurückgelegte Distanz sowie der Fahrer des Fahrzeugs. Mit diesem Werkzeug wissen Sie nicht nur genau, wo und wann das Fahrzeug in Betrieb war, sondern können auch ein Fahrtenbuch führen, das für steuerliche Abrechnungen unerlässlich ist, insbesondere für den Vorsteuerabzug.

Der Fahrtenbuchbericht enthält auch Daten zum Fahrzweck und zum Kilometersatz, was die automatische Berechnung des Streckenwerts in Złoty ermöglicht. Darüber hinaus berechnet der Bericht Statistiken für den gesamten Erfassungszeitraum, einschließlich der Gesamtkilometeranzahl und des Gesamtwerts der gefahrenen Strecken.

Darüber hinaus ermöglicht DS Locate den automatischen Versand generierter Berichte an die entsprechenden Personen, zum Beispiel an Fahrer oder die Buchhaltung, was die Verwaltung der Flottendokumentation erheblich erleichtert und beschleunigt.

Mit dieser Funktion haben Sie die volle Kontrolle über Kosten und betriebliche Effizienz Ihrer Flotte, was zu besserer Planung und Ressourcenoptimierung führt. In den nächsten Artikeln unserer Serie werden wir weitere erweiterte Funktionen von DS Locate vorstellen, die Ihr Flottenmanagement noch weiter verbessern können.

Aber wie funktioniert das eigentlich?

Um den Fahrtenbuchbericht vollständig nutzen zu können, empfiehlt es sich, zunächst einige Daten in der Anwendung zu ergänzen. Öffnen Sie dazu das Administratorpanel, indem Sie auf das Symbol des weißen Zahnrads in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken. Die Eingabe dieser Informationen ist zwar nicht zwingend erforderlich – der Fahrtenbuchbericht wird auch ohne sie erstellt – ermöglicht jedoch vollständigere und präzisere Daten.

Zur Ergänzung des Fahrtenbuchberichts können Sie folgende Daten eingeben:

Fahrzweck: Jedem Fahrer können Sie einen individuellen Fahrzweck zuweisen. Gehen Sie dazu in die Registerkarte Mitarbeiter. Auf der linken Seite des Bildschirms finden Sie eine Tabelle mit allen in der Anwendung zugewiesenen RFID-Karten oder Dallas-Chips.

Fahrzeuginformationen: Für jedes Fahrzeug können Sie detaillierte Daten eingeben – Kraftstoffart, Motorhubraum, Satz pro km, Kilometerstand zu Beginn der Erfassung und Startdatum. Wählen Sie dazu die Registerkarte Fahrzeuge. Auf der linken Seite finden Sie eine Fahrzeugtabelle. Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug und füllen Sie die als Daten für den Fahrtenbuchbericht gekennzeichneten Felder aus.

Die Eingabe dieser Informationen ermöglicht genauere und wertvollere Berichte, die das Flottenmanagement erleichtern.

Bericht erstellen

Nachdem Sie die Informationen zu Fahrern und Fahrzeugen ergänzt haben, können Sie mit der Berichterstellung beginnen. Schließen Sie dazu das Administratorpanel, indem Sie auf das weiße Kreuz in der oberen rechten Ecke klicken. Wählen Sie dann im Panel unten links die Registerkarte Berichte. Nun können Sie den Fahrtenbuchbericht mit allen zuvor eingegebenen Informationen erstellen.

In der Berichtsliste auf der linken Seite des Bildschirms finden Sie den Fahrtenbuchbericht. Zur Erstellung wählen Sie die gewünschten Fahrzeuge und den Datumsbereich. Zusätzlich empfiehlt sich die Nutzung der Option Erweitert, mit der Sie Unternehmensdaten und die für die Erfassung verantwortliche Person eingeben können. So erhalten Sie einen vollständigeren und professionelleren Bericht, der perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Nun, da alles vorbereitet ist, können Sie mit der Berichterstellung beginnen.

Über die Schaltflächen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms können Sie den Bericht direkt an Fahrer senden, als PDF speichern oder drucken. Nach dem Herunterladen des Berichts erscheint in der PDF-Datei ein Feld für die handschriftliche Unterschrift der für die Erfassung verantwortlichen Person. Nach dem Öffnen der PDF-Datei können Sie zudem die Felder Zweck und Fahrer bearbeiten. Diese Funktion ist besonders nützlich in ungewöhnlichen Situationen, wenn der dem Fahrer zugewiesene Zweck nicht dem tatsächlichen Fahrzweck entspricht oder der Fahrer nicht zuvor im Administratorpanel hinzugefügt wurde.

Am Ende des Berichts finden Sie auch Statistiken für den gesamten Berichtszeitraum, die einen schnellen Überblick über die wichtigsten Daten zu Kilometerstand und Fahrzeugkosten ermöglichen.

Automatischer Berichtversand

Wenn Sie Berichte regelmäßig per E-Mail erhalten möchten, können Sie die Funktion Automatischer Versand nutzen. Geben Sie einfach die E-Mail-Adresse ein und stellen Sie die Häufigkeit ein, mit der Sie Berichte erhalten möchten – unser System erstellt und sendet sie automatisch an die angegebene Adresse.

Nach dem Klicken auf Automatischer Versand öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie diese Funktion konfigurieren können. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) ein, an die Berichte gesendet werden sollen, und wählen Sie das Versandintervall – täglich, wöchentlich oder monatlich. Im rechten Bereich des Panels können Sie die Fahrzeuge auswählen, für die Berichte erstellt werden sollen, sowie Unternehmensdaten und die für die Erfassung verantwortliche Person eingeben. Diese Informationen müssen nur einmal eingegeben werden – sie werden automatisch jedem versendeten Bericht hinzugefügt.

Der Versand wird so lange fortgesetzt, bis Sie ihn selbst deaktivieren. Darüber hinaus können Sie für jeden Bericht beliebig viele automatische Versendungen einrichten, was eine flexible Verwaltung der Berichte und ihrer Verteilung ermöglicht.

Und… geschafft! Herzlichen Glückwunsch – Sie haben eine weitere nützliche Funktion in DSLocate gemeistert: den Fahrtenbuchbericht.

DSLocate – mehr als nur Standortverfolgung

Das Fahrtenbuch-Modul ist nur eine der vielen Möglichkeiten, die unser System bietet. DSLocate ist nicht nur ein Werkzeug zur Standortverfolgung, sondern vor allem ein umfassender Assistent, der Ihnen hilft, Ihre Fahrzeugflotte effizienter, sicherer und wirtschaftlicher zu verwalten.

Wir laden Sie ein, DSLocate auszuprobieren und alle seine Möglichkeiten zu entdecken. Kontaktieren Sie unser Team für weitere Informationen oder vereinbaren Sie eine App-Demo.

In den nächsten Artikeln der Serie werden wir weitere interessante Funktionen von DS Locate vorstellen, die Ihr Flottenmanagement erheblich verbessern können. Bleiben Sie auf dem Laufenden!

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