Serie de guías | DSLocate — funciones interesantes y útiles que quizá no conocía | #4 Hoja de Ruta

Gestionar una flota de vehículos es todo un reto. Los plazos de revisión, el control del estado técnico, el seguimiento de las rutas: estas son solo algunas de las obligaciones que recaen sobre los hombros de los propietarios de empresas de transporte y logística. Por suerte, DSLocate viene al rescate: una aplicación moderna que facilita enormemente estas tareas.

Por supuesto, la función principal de DSLocate es el seguimiento de la ubicación de los vehículos en tiempo real. ¡Pero eso es solo la punta del iceberg! La aplicación ofrece muchas otras funciones menos conocidas pero tremendamente útiles que pueden mejorar significativamente la gestión de la flota. En una serie de artículos de blog analizaremos en detalle qué potencial sin explotar aún encierra DS Locate.

En el artículo de hoy nos centraremos en la función Informe del libro de ruta, que sin duda puede ser una herramienta útil en su trabajo.

Informe del libro de ruta: revisión completa de rutas y kilometraje del vehículo

El informe del libro de ruta es un resumen detallado de todas las rutas realizadas por el vehículo seleccionado en un período determinado. DS Locate registra automáticamente información sobre cada viaje: ubicación, fecha y hora de inicio y fin de la ruta, distancia recorrida y el conductor que conducía el vehículo. Con esta herramienta no solo sabe exactamente dónde y cuándo se utilizó el vehículo, sino que también puede llevar un registro de kilometraje, fundamental para las liquidaciones fiscales, especialmente para la deducción del IVA.

El informe del libro de ruta también contiene datos sobre el propósito del viaje y la tarifa por kilómetro, lo que permite calcular automáticamente el valor de la ruta en Złoty. Además, el informe calcula estadísticas para todo el período de registro, incluido el número total de kilómetros recorridos y el valor total de las rutas realizadas.

Además, DS Locate permite el envío automático de los informes generados a las personas correspondientes, por ejemplo a los conductores o al departamento de contabilidad, lo que facilita y agiliza considerablemente la gestión de la documentación de la flota.

Con esta función tiene un control total sobre los costes y la eficiencia operativa de su flota, lo que se traduce en una mejor planificación y optimización de recursos. En los próximos artículos de la serie presentaremos otras funciones avanzadas de DS Locate que pueden mejorar aún más la gestión de su flota.

¿Pero cómo funciona exactamente?

Para aprovechar al máximo el informe del libro de ruta, conviene completar primero algunos datos en la aplicación. Para ello, abra el Panel de administrador haciendo clic en el icono de la rueda dentada blanca en la esquina superior derecha de la pantalla. Aunque la introducción de estos datos no es obligatoria (el informe se generará igualmente sin ellos), completarlos puede proporcionar datos más completos y precisos.

Para completar el informe del libro de ruta puede introducir los siguientes datos:

Propósito del viaje: Puede asignar a cada conductor un propósito de viaje individual. Para ello acceda a la pestaña Empleados. En el lado izquierdo de la pantalla encontrará una tabla con todas las tarjetas RFID o chips Dallas asignados en la aplicación.

Información del vehículo: Para cada vehículo puede introducir datos detallados como tipo de combustible, cilindrada, tarifa por km, lectura del cuentakilómetros al inicio del registro y fecha de inicio del registro. Seleccione la pestaña Vehículos; en el lado izquierdo encontrará la tabla de vehículos. Elija el vehículo que le interesa y complete los campos marcados como Datos para el informe del libro de ruta.

La introducción de esta información permitirá obtener informes más precisos y valiosos que facilitarán la gestión de la flota.

Generación del informe

Una vez completada la información sobre conductores y vehículos, puede proceder a generar el informe. Para ello, cierre el Panel de administrador haciendo clic en la cruz blanca en la esquina superior derecha. A continuación, en el panel de la esquina inferior izquierda seleccione la pestaña Informes. Ahora puede generar el informe del libro de ruta con toda la información que ha introducido anteriormente.

En la lista de informes que verá en el lado izquierdo de la pantalla encontrará el informe del libro de ruta. Para generarlo, seleccione los vehículos y el rango de fechas que le interesan. Además, conviene utilizar la opción Avanzado, que permite introducir los datos de la empresa y de la persona responsable del registro. Esto permitirá crear un informe más completo y profesional, perfectamente adaptado a sus necesidades.

Ahora que tiene todo listo, puede proceder a generar el informe.

Mediante los botones de la esquina superior derecha de la pantalla puede enviar el informe directamente a los conductores, guardarlo en formato PDF o imprimirlo. Tras descargar el informe, en el archivo PDF aparecerá un campo para la firma manuscrita de la persona responsable del registro. Además, tras abrir el archivo PDF tiene la posibilidad de editar los campos Propósito y Conductor. Esta función es especialmente útil en situaciones no estándar, cuando el propósito asignado al conductor no corresponde al propósito real del viaje o cuando el conductor no había sido añadido previamente en el Panel de administrador.

Al final del informe también encontrará estadísticas que resumen todo el período de registro, lo que permite revisar rápidamente los datos clave sobre el kilometraje y los costes de uso del vehículo.

Envío automático de informes

Si desea recibir informes regularmente en su correo electrónico, puede utilizar la función Envío automático. Basta con que introduzca la dirección de correo electrónico y configure la frecuencia con la que desea recibirlos; nuestro sistema los generará y enviará automáticamente a la dirección indicada.

Al hacer clic en Envío automático se abrirá una nueva ventana donde puede configurar esta función. Introduzca la dirección de correo electrónico (o varias) a la que deben enviarse los informes y seleccione el intervalo de envío: diario, semanal o mensual. En el panel derecho puede seleccionar los vehículos para los que se generarán informes e introducir los datos de la empresa y de la persona responsable del registro. Esta información solo hay que introducirla una vez: se añadirá automáticamente a cada informe enviado.

El envío continuará hasta que usted mismo decida desactivarlo. Además, para cada informe puede configurar tantos envíos automáticos como desee, lo que permite una gestión flexible de los informes y su distribución.

¡Y ya está! ¡Enhorabuena! Ha dominado otra útil función de DSLocate: el informe del libro de ruta.

DSLocate: mucho más que seguimiento de ubicación

El módulo del libro de ruta es solo una de las muchas posibilidades que ofrece nuestro sistema. DSLocate no es solo una herramienta de seguimiento de ubicación, sino ante todo un asistente integral que le ayudará a gestionar su flota de forma más eficiente, segura y económica.

Le invitamos a probar DSLocate y descubrir todas sus posibilidades. Contacte con nuestro equipo para obtener más información o concertar una demo de la aplicación.

En los próximos artículos de la serie examinaremos otras funciones interesantes de DS Locate que pueden mejorar significativamente la gestión de su flota. ¡Permanezca atento!

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