Серія порадників | DSLocate — цікаві та корисні функції, про які Ви могли не знати | #4 Дорожня відомість

Управління автопарком — справжній виклик. Терміни технічних оглядів, контроль технічного стану, моніторинг маршрутів — це лише деякі з обов'язків, що лежать на плечах власників транспортних і логістичних компаній. На щастя, на допомогу приходить DSLocate — сучасний додаток, який значно полегшує ці завдання.

Звісно, основна функція DSLocate — відстеження місцезнаходження транспортних засобів у режимі реального часу. Але це лише верхівка айсберга! Додаток пропонує безліч інших, менш відомих, але надзвичайно корисних функцій, які можуть суттєво вдосконалити управління автопарком. У серії блогових статей ми детальніше розглянемо невикористаний потенціал DS Locate.

У сьогоднішній статті зосередимося на функції Звіт подорожнього листа, яка, безумовно, може стати корисним інструментом у вашій роботі.

Звіт подорожнього листа — комплексний огляд маршрутів та пробігу транспортного засобу

Звіт подорожнього листа — це детальний перелік усіх маршрутів, пройдених обраним транспортним засобом за певний час. DS Locate автоматично фіксує інформацію про кожну поїздку: місцезнаходження, дату й час початку та завершення маршруту, подоланий шлях, а також водія. Завдяки цьому інструменту ви не лише точно знаєте, де і коли транспортний засіб перебував у використанні, а й маєте можливість вести облік пробігу, що є ключовим у податкових розрахунках, зокрема при відрахуванні ПДВ.

Звіт подорожнього листа також містить дані про мету поїздки та ставку за кілометр, що дозволяє автоматично розраховувати вартість маршруту в злотих. Крім того, звіт обчислює статистику за весь обліковий період, включаючи сумарну кількість пройдених кілометрів і загальну вартість пройдених маршрутів.

Більше того, DS Locate дозволяє автоматично надсилати сформовані звіти відповідним особам, наприклад водіям або бухгалтерії, що значно полегшує та пришвидшує управління документацією автопарку.

Завдяки цій функції ви маєте повний контроль над витратами та операційною ефективністю свого автопарку, що веде до кращого планування та оптимізації ресурсів. У наступних статтях серії ми розглянемо інші розширені функції DS Locate, що можуть ще більше вдосконалити управління вашим автопарком.

Але як це насправді працює?

Щоб повністю скористатися можливостями звіту подорожнього листа, спочатку варто доповнити деякі дані в додатку. Для цього відкрийте Панель адміністратора, натиснувши іконку білої шестерні у правому верхньому куті екрана. Хоча введення цієї інформації не є обов'язковим — звіт подорожнього листа сформується і без неї — її доповнення дозволить отримати більш повні та точні дані.

Для доповнення звіту подорожнього листа ви можете ввести такі дані:

Мета поїздки: Кожному водію можна призначити індивідуальну мету поїздки. Для цього перейдіть на вкладку Співробітники. З лівого боку екрана знайдете таблицю з усіма призначеними в додатку картками RFID або чипами Dallas.

Інформація про транспортний засіб: Для кожного транспортного засобу можна ввести детальні дані: вид пального, об'єм двигуна, ставка за 1 км, показник лічильника на дату початку обліку та дата початку обліку. Для цього виберіть вкладку Транспортні засоби. З лівого боку знайдете таблицю транспортних засобів. Виберіть потрібний автомобіль і заповніть поля, позначені як Дані для звіту подорожнього листа.

Введення цієї інформації дозволить отримувати точніші та ціннішіші звіти, що полегшать управління автопарком.

Формування звіту

Після доповнення інформації про водіїв і транспортні засоби можна приступати до формування звіту. Для цього закрийте Панель адміністратора, натиснувши білий хрестик у правому верхньому куті екрана. Потім у панелі в нижньому лівому куті виберіть вкладку Звіти. Тепер ви можете сформувати звіт подорожнього листа з усією раніше введеною інформацією.

У списку звітів ліворуч ви знайдете звіт подорожнього листа. Для його формування виберіть транспортні засоби та діапазон дат, що вас цікавлять. Також варто скористатися опцією Розширені, яка дозволяє ввести дані компанії та особи, відповідальної за ведення обліку. Це дозволить створити більш повний і професійний звіт, ідеально адаптований до ваших потреб.

Тепер, коли все готово, можна приступати до формування звіту.

За допомогою кнопок у правому верхньому куті екрана ви можете надіслати звіт безпосередньо водіям, зберегти у форматі PDF або роздрукувати. Після завантаження звіту у PDF-файлі з'явиться поле для рукописного підпису особи, відповідальної за ведення обліку. Крім того, після відкриття PDF-файлу ви маєте можливість редагувати поля Мета та Водій. Ця функція особливо корисна в нестандартних ситуаціях, коли мета, призначена водієві, не відповідає фактичній меті поїздки, або коли водія не було заздалегідь додано в Панелі адміністратора.

Внизу звіту ви також знайдете статистику, що підсумовує весь звітний період, — це дозволяє швидко ознайомитися з ключовими даними щодо пробігу та витрат на використання транспортного засобу.

Автоматичне надсилання звітів

Якщо ви хочете регулярно отримувати звіти на свою електронну пошту, ви можете скористатися функцією Автоматичне надсилання. Достатньо вказати електронну адресу та встановити частоту отримання звітів — наша система автоматично їх формуватиме та надсилатиме на вказану адресу.

Після натискання кнопки Автоматичне надсилання відкриється нове вікно для налаштування цієї функції. Введіть електронну адресу (або кілька), на яку мають надсилатися звіти, і виберіть інтервал надсилання: щодня, щотижня або щомісяця. У правій частині панелі можна вибрати транспортні засоби, для яких генеруватимуться звіти, а також ввести дані компанії та особи, відповідальної за ведення обліку. Цю інформацію достатньо ввести лише один раз — вона автоматично додаватиметься до кожного надісланого звіту.

Надсилання триватиме до тих пір, поки ви самі не вирішите його вимкнути. Крім того, для кожного звіту можна налаштувати довільну кількість автоматичних надсилань, що забезпечує гнучке управління звітами та їх розповсюдженням.

І… готово! Вітаємо — ви освоїли ще одну корисну функцію DSLocate: звіт подорожнього листа.

DSLocate — більше ніж просто відстеження місцезнаходження

Модуль подорожнього листа — лише одна з багатьох можливостей нашої системи. DSLocate — це не лише інструмент для відстеження місцезнаходження, а насамперед комплексний асистент, який допоможе вам управляти автопарком ефективніше, безпечніше та економніше.

Запрошуємо вас спробувати DSLocate і відкрити для себе всі його можливості. Зв'яжіться з нашою командою, щоб отримати додаткову інформацію або домовитися про демонстрацію додатку.

У наступних статтях серії ми розглянемо інші цікаві функції DS Locate, що можуть суттєво вдосконалити управління вашим автопарком. Стежте за оновленнями!

Шукаєте надійного постачальника системи GPS та телематики для вашої компанії? Зв'яжіться з нами вже зараз!

biuro@datasystem.pl

801 88 77 88