Цикъл наръчници | DS Locate – интересни и полезни функции, за които може би не сте знаели | #4 Пътен лист

Управлението на автопарк от превозни средства не е никак лесно предизвикателство. Сроковете за прегледи, контролът на техническото състояние, мониторингът на маршрутите – това са само някои от задълженията, които лежат върху плещите на собствениците на транспортни и логистични фирми. За щастие на помощ идва DSLocate – съвременно приложение, което значително улеснява тези задачи.

Разбира се, основната функция на DSLocate е проследяването на местоположението на превозните средства в реално време. Това обаче е само върхът на айсберга! Приложението предлага много други, по-малко известни, но изключително полезни функции, които могат значително да подобрят управлението на автопарка. В поредица от блог статии ще разгледаме по-отблизо какъв още неоползотворен потенциал се крие в DS Locate.

В днешната статия ще се съсредоточим върху функцията Справка за пътен лист, която със сигурност може да бъде полезен инструмент в работата Ви.

Справка за пътен лист – цялостен преглед на маршрутите и пробега на превозното средство

Справката за пътен лист е подробно описание на всички маршрути, изминати от избраното превозно средство в определен период от време. DS Locate автоматично записва информация относно всяко пътуване, като местоположение, дата и час на започване и приключване на маршрута, изминато разстояние, както и шофьора, управляващ превозното средство. Благодарение на този инструмент не само знаете точно къде и кога е било използвано превозното средство, но имате и възможност да водите отчет за пробега на превозното средство, което е от ключово значение при данъчните разчети, особено при приспадане на ДДС.

Справката за пътен лист съдържа също данни за целта на пътуването и ставката на километър, което позволява автоматично изчисляване на стойността на маршрута в злоти. Освен това справката изчислява статистиките за целия период на отчета, включително общия брой изминати километри и общата стойност на изминатите маршрути.

Освен това DS Locate позволява автоматично изпращане на генерираните справки до съответните лица, например до шофьорите или счетоводния отдел, което значително улеснява и ускорява управлението на документацията на автопарка.

Благодарение на тази функция имате пълен контрол върху разходите и оперативната ефективност на Вашия автопарк, което води до по-добро планиране и оптимизация на ресурсите. В следващите статии от нашата поредица ще разгледаме други усъвършенствани функции на DS Locate, които могат да подобрят още повече управлението на Вашия автопарк.

Но как всъщност работи това?

За да използвате пълноценно възможностите на справката за пътен лист, си струва най-напред да попълните някои данни в приложението. За да го направите, отворете Административния панел, кликвайки върху иконата на бяло зъбно колело в горния десен ъгъл на екрана. Макар че въвеждането на тази информация не е задължително и справката за пътен лист ще се генерира и без нея, попълването ѝ може да осигури по-пълна и по-прецизна картина на данните.

За да попълните справката за пътен лист, можете да въведете следните данни:

Цел на пътуването: На всеки шофьор можете да зададете индивидуална цел на пътуването. За тази цел отидете в раздела Служители. От лявата страна на екрана ще намерите таблица, която съдържа всички назначени в приложението RFID карти или Dallas таблетки.

Информация за превозното средство: За всяко превозно средство можете да въведете подробни данни, като вид гориво, обем на двигателя, ставка за 1 км, показанието на километража към деня на започване на отчета и датата на започване на отчета. За да го направите, изберете раздела Превозни средства. От лявата страна на екрана ще намерите таблица с превозните средства. Изберете интересуващата Ви кола и попълнете полетата, обозначени като Данни за справка за пътен лист.

Въвеждането на тази информация ще позволи по-точни и по-стойностни справки, които ще улеснят управлението на автопарка.

Генериране на справката

След като вече сте попълнили информацията за шофьорите и превозните средства, можете да пристъпите към генериране на справката. За да го направите, затворете Административния панел, кликвайки върху белия кръст в горния десен ъгъл на екрана. След това от панела в долния ляв ъгъл изберете раздела Справки. Сега можете да генерирате справка за пътен лист, съдържаща цялата необходима информация, която по-рано сте въвели.

В списъка със справки, който ще видите от лявата страна на екрана, ще намерите справка за пътен лист. За да я генерирате, изберете превозните средства и обхвата на датите, които Ви интересуват. Освен това си струва да използвате опцията Разширени, която позволява въвеждане на данни за фирмата и за лицето, отговорно за воденето на отчета. Това ще позволи създаването на по-пълна и професионална справка, идеално пригодена към Вашите нужди.

Сега, когато всичко е готово, можете да пристъпите към генериране на справката.

Благодарение на бутоните в горния десен ъгъл на екрана можете да изпратите справката директно до шофьорите, да я запазите във формат PDF или да я разпечатате. След изтегляне на справката, в PDF файла ще се появи поле за ръчен подпис за лицето, отговорно за воденето на отчета. Освен това, след отваряне на PDF файла, имате възможност да редактирате полетата Цел и Шофьор. Тази функция е особено полезна в нестандартни ситуации, когато целта, зададена на шофьора, не съответства на фактическата цел на пътуването или когато шофьорът не е бил добавен предварително в Административния панел.

В долната част на справката ще намерите също обобщаващи статистики за целия период на отчета, което позволява бърз преглед на ключовите данни относно пробега и разходите за използване на превозното средство.

Автоматично изпращане на справки

Ако искате редовно да получавате справки в имейл кутията си, можете да използвате функцията Автоматично изпращане. Достатъчно е да посочите имейл адрес и да зададете честотата, с която искате да получавате справките, а нашата система автоматично ще ги генерира и изпраща на посочения адрес.

След като кликнете върху бутона Автоматично изпращане, ще се отвори нов прозорец, в който можете да конфигурирате тази функция. Въведете имейл адрес (или няколко), на който да се изпращат справките, а след това изберете интервала на изпращане – ежедневно, всяка седмица или всеки месец. От дясната страна на панела можете да изберете превозните средства, за които ще се генерират справките, и да посочите данните за фирмата и за лицето, отговорно за воденето на отчета. Тази информация е достатъчно да въведете само веднъж – тя ще се добавя автоматично към всяка изпращана справка.

Изпращането ще се извършва дотогава, докато Вие сам не решите да го изключите. Освен това за всяка справка можете да зададете произволен брой автоматични изпращания, което позволява гъвкаво управление на справките и тяхното разпространение.

И… готово! Поздравления – овладяхте още една полезна функция в DSLocate, а именно справката за пътен лист.

DSLocate – повече от просто проследяване на местоположението

Модулът Пътен лист е само една от многото възможности, които предлага нашата система. DSLocate не е само инструмент за проследяване на местоположението, а преди всичко комплексен асистент, който ще Ви помогне да управлявате автопарка от превозни средства по по-ефективен, безопасен и икономичен начин.

Препоръчваме Ви да изпробвате DSLocate и да откриете всичките му възможности. Свържете се с нашия екип, за да получите повече информация или да си уговорите демонстрация на приложението.

В следващите статии от поредицата ще разгледаме други интересни функции на DS Locate, които могат значително да подобрят управлението на Вашия автопарк. Бъдете в течение!

Търсите проверен доставчик на GPS система и телематика за Вашата фирма? Свържете се с нас още сега!

biuro@datasystem.pl

801 88 77 88