Serie de ghiduri | DS Locate – funcții interesante și utile despre care s-ar putea să nu fi știut | #4 Foaia de parcurs

Managementul flotei de vehicule este o adevărată provocare. Termenele de revizie, controlul stării tehnice, monitorizarea rutelor parcurse – acestea sunt doar câteva dintre obligațiile care apasă pe umerii proprietarilor de firme de transport și de logistică. Din fericire, în ajutor vine DSLocate – o aplicație modernă care ușurează semnificativ aceste sarcini.

Desigur, funcția de bază a DSLocate este urmărirea în timp real a locației vehiculelor. Însă acesta este doar vârful aisbergului! Aplicația oferă multe alte funcții, mai puțin cunoscute, dar extrem de utile, care pot îmbunătăți semnificativ managementul flotei. Într-o serie de articole de blog vom analiza mai îndeaproape ce alt potențial neexploatat se ascunde în DS Locate.

În articolul de astăzi ne vom concentra pe funcția Raportul Foii de Parcurs, care cu siguranță poate fi un instrument util în munca Dumneavoastră.

Raportul foii de parcurs – o trecere în revistă completă a rutelor și a parcursului vehiculului

Raportul foii de parcurs este o listă detaliată a tuturor rutelor parcurse de un vehicul ales într-un interval de timp determinat. DS Locate înregistrează automat informațiile referitoare la fiecare deplasare, precum locația, data și ora începerii și a încheierii rutei, distanța parcursă, precum și șoferul care conduce vehiculul. Datorită acestui instrument nu doar că știți cu exactitate unde și când a fost folosit vehiculul, ci aveți și posibilitatea de a ține evidența parcursului vehiculului, lucru care este esențial în deconturile fiscale, mai ales la deducerea TVA.

Raportul foii de parcurs conține totodată date despre scopul deplasării și tariful pe kilometru, ceea ce permite calcularea automată a valorii rutei în zł. În plus, raportul calculează statistici pentru întreaga perioadă de evidență, inclusiv numărul total de kilometri parcurși și valoarea totală a rutelor parcurse.

Mai mult, DS Locate permite trimiterea automată a rapoartelor generate către persoanele corespunzătoare, de exemplu către șoferi sau către departamentul de contabilitate, ceea ce ușurează și accelerează semnificativ administrarea documentației flotei.

Datorită acestei funcții aveți control deplin asupra costurilor și a eficienței operaționale a flotei Dumneavoastră, ceea ce se traduce într-o planificare mai bună și o optimizare a resurselor. În articolele următoare ale seriei noastre vom analiza alte funcții avansate ale DS Locate, care vă pot eficientiza și mai mult managementul flotei.

Dar cum funcționează de fapt?

Pentru a folosi pe deplin posibilitățile raportului foii de parcurs, merită mai întâi să completați anumite date în aplicație. Pentru a face acest lucru, deschideți Panoul administratorului, făcând clic pe pictograma rotiței dințate albe din colțul din dreapta sus al ecranului. Deși introducerea acestor informații nu este obligatorie, iar raportul foii de parcurs se va genera și fără ele, completarea lor poate asigura o imagine mai completă și mai precisă a datelor.

Pentru a completa raportul foii de parcurs, puteți introduce următoarele date:

Scopul deplasării: Fiecărui șofer îi puteți atribui un scop individual al deplasării. În acest scop, accesați fila Angajați. În partea stângă a ecranului veți găsi un tabel care conține toate cardurile RFID sau Pastilele Dallas atribuite în aplicație.

Informații despre vehicul: Pentru fiecare vehicul puteți introduce date detaliate, precum tipul de combustibil, capacitatea motorului, tariful pe 1 km, starea contorului în ziua începerii evidenței și data începerii evidenței. Pentru a face acest lucru, alegeți fila Vehicule. În partea stângă a ecranului veți găsi un tabel cu vehiculele. Alegeți mașina care vă interesează și completați câmpurile marcate ca Date pentru raportul foii de parcurs.

Introducerea acestor informații va permite rapoarte mai precise și mai valoroase, care vor ușura managementul flotei.

Generarea raportului

După ce ați completat informațiile despre șoferi și vehicule, puteți trece la generarea raportului. Pentru a face acest lucru, închideți Panoul administratorului, făcând clic pe semnul X alb din colțul din dreapta sus al ecranului. Apoi, din panoul din colțul din stânga jos alegeți fila Rapoarte. Acum puteți genera raportul foii de parcurs, care conține toate informațiile necesare pe care le-ați introdus în prealabil.

În lista de rapoarte pe care o veți vedea în partea stângă a ecranului veți găsi raportul foii de parcurs. Pentru a-l genera, alegeți vehiculele și intervalul de date care vă interesează. În plus, merită să folosiți opțiunea Avansate, care permite introducerea datelor firmei și ale persoanei responsabile cu ținerea evidenței. Acest lucru va permite crearea unui raport mai complet și mai profesional, adaptat perfect nevoilor Dumneavoastră.

Acum, când aveți totul pregătit, puteți trece la generarea raportului.

Datorită butoanelor din colțul din dreapta sus al ecranului, puteți trimite raportul direct către șoferi, îl puteți salva în format PDF sau îl puteți imprima. După descărcarea raportului, în fișierul PDF va apărea un câmp pentru semnătura manuală a persoanei responsabile cu ținerea evidenței. În plus, după deschiderea fișierului PDF, aveți posibilitatea de a edita câmpurile Scop și Șofer. Această funcție este deosebit de utilă în situațiile nestandard, când scopul atribuit șoferului nu corespunde scopului real al deplasării sau când șoferul nu a fost adăugat în prealabil în Panoul administratorului.

În partea de jos a raportului veți găsi totodată statistici care rezumă întreaga perioadă de raportare, ceea ce permite o trecere în revistă rapidă a datelor esențiale privind parcursul și costurile de utilizare a vehiculului.

Trimiterea automată a rapoartelor

Dacă doriți să primiți rapoarte cu regularitate în căsuța Dumneavoastră de e-mail, puteți folosi funcția de Trimitere automată. Este suficient să indicați adresa de e-mail și să stabiliți frecvența cu care doriți să primiți rapoartele, iar sistemul nostru le va genera automat și le va trimite la adresa indicată.

După apăsarea butonului Trimitere automată se va deschide o nouă fereastră, în care puteți configura această funcție. Introduceți adresa de e-mail (sau mai multe) la care urmează să fie trimise rapoartele, apoi alegeți intervalul de trimitere – zilnic, săptămânal sau lunar. În partea dreaptă a panoului puteți alege vehiculele pentru care se vor genera rapoartele, precum și să indicați datele firmei și ale persoanei responsabile cu ținerea evidenței. Aceste informații este suficient să fie introduse o singură dată – vor fi adăugate automat la fiecare raport trimis.

Trimiterea va fi efectuată atât timp cât nu decideți Dumneavoastră să o dezactivați. În plus, pentru fiecare raport puteți seta orice număr de trimiteri automate, ceea ce permite un management flexibil al rapoartelor și al distribuirii lor.

Și… gata! Felicitări – ați stăpânit o nouă funcție utilă din DSLocate, și anume raportul foii de parcurs.

DSLocate – mai mult decât simpla urmărire a locației

Modulul Foii de Parcurs este doar una dintre numeroasele posibilități oferite de sistemul nostru. DSLocate nu este doar un instrument de urmărire a locației, ci, în primul rând, un asistent complet care vă va ajuta să gestionați flota de vehicule într-un mod mai eficient, mai sigur și mai economic.

Vă încurajăm să încercați DSLocate și să descoperiți toate posibilitățile sale. Contactați echipa noastră pentru a obține mai multe informații sau pentru a stabili un demo al aplicației.

În articolele următoare din serie vom analiza alte funcții interesante ale DS Locate, care vă pot eficientiza semnificativ managementul flotei. Rămâneți la curent!

Căutați un furnizor de încredere de sistem GPS și telematică pentru firma Dumneavoastră? Contactați-ne chiar acum!

biuro@datasystem.pl

801 88 77 88