Serie di guide | DSLocate – funzioni interessanti e utili che forse non conosceva | #4 Scheda stradale

Gestire una flotta di veicoli non è un'impresa da poco. Scadenze delle revisioni, controllo dello stato tecnico, monitoraggio dei percorsi: sono solo alcuni degli oneri che gravano sulle spalle dei titolari di aziende di trasporto e logistica. Fortunatamente arriva in soccorso DSLocate, l'applicazione moderna che semplifica notevolmente questi compiti.

Naturalmente, la funzione di base di DSLocate è tracciare la posizione dei veicoli in tempo reale. Ma è solo la punta dell'iceberg! L'applicazione offre molte altre funzioni meno note, ma estremamente utili, che possono migliorare sensibilmente la gestione della flotta. In una serie di articoli sul blog vedremo da vicino quale altro potenziale inespresso si nasconde in DS Locate.

Nell'articolo di oggi ci concentreremo sulla funzione Report del Foglio di Viaggio, che può certamente essere uno strumento utile nel Suo lavoro.

Report del foglio di viaggio: panoramica completa di percorsi e chilometraggio del veicolo

Il report del foglio di viaggio è una rendicontazione dettagliata di tutti i percorsi compiuti da un veicolo selezionato in un determinato intervallo di tempo. DS Locate registra automaticamente le informazioni di ogni viaggio, come la posizione, la data e l'ora di inizio e fine del percorso, la distanza coperta e il conducente alla guida. Grazie a questo strumento non solo sa con precisione dove e quando il veicolo è stato utilizzato, ma ha anche la possibilità di tenere il registro dei chilometri percorsi, fondamentale in ambito fiscale, specialmente per la detrazione dell'IVA.

Il report del foglio di viaggio contiene anche i dati sulla finalità del viaggio e sulla tariffa chilometrica, consentendo il calcolo automatico del valore del percorso in złoty. Inoltre, il report calcola le statistiche sull'intero periodo di rilevazione, compresi il totale dei chilometri percorsi e il valore complessivo dei tragitti effettuati.

Inoltre DS Locate consente l'invio automatico dei report generati alle persone interessate, per esempio ai conducenti o all'ufficio contabilità, semplificando e velocizzando notevolmente la gestione della documentazione di flotta.

Grazie a questa funzione ha pieno controllo sui costi e sull'efficienza operativa della Sua flotta, con vantaggi in termini di pianificazione e ottimizzazione delle risorse. Nei prossimi articoli della serie vedremo altre funzioni avanzate di DS Locate che possono ottimizzare ulteriormente la gestione della Sua flotta.

Ma come funziona esattamente?

Per sfruttare al meglio le possibilità del report del foglio di viaggio conviene compilare prima alcuni dati nell'applicazione. Per farlo apra il Pannello amministratore cliccando sull'icona della rotella bianca in alto a destra. Sebbene l'inserimento di queste informazioni non sia obbligatorio e il report del foglio di viaggio si generi anche senza di esse, compilarle può fornire un quadro di dati più completo e preciso.

Per integrare il report del foglio di viaggio può inserire i seguenti dati:

Finalità del viaggio: a ciascun conducente può assegnare una finalità individuale del viaggio. Per farlo vada alla scheda Dipendenti. Sul lato sinistro dello schermo troverà una tabella con tutte le tessere RFID o le Pastiglie Dallas assegnate nell'applicazione.

Informazioni sul veicolo: per ogni veicolo può inserire dati dettagliati, come tipo di carburante, cilindrata, tariffa per 1 km, chilometraggio alla data di inizio rilevazione e data di inizio rilevazione. Per farlo, selezioni la scheda Veicoli. Sul lato sinistro dello schermo troverà una tabella con i veicoli. Selezioni il veicolo di Suo interesse e compili i campi indicati come Dati per il report del foglio di viaggio.

L'inserimento di queste informazioni permetterà di ottenere report più accurati e di maggior valore, che semplificheranno la gestione della flotta.

Generazione del report

Dopo aver inserito le informazioni su conducenti e veicoli può passare alla generazione del report. Per farlo chiuda il Pannello amministratore cliccando sulla X bianca in alto a destra. Poi, dal pannello in basso a sinistra, selezioni la scheda Report. Ora può generare il report del foglio di viaggio contenente tutte le informazioni necessarie inserite in precedenza.

Nell'elenco dei report che vedrà sul lato sinistro troverà il report del foglio di viaggio. Per generarlo selezioni i veicoli e l'intervallo di date che Le interessano. Inoltre conviene utilizzare l'opzione Avanzate, che consente di inserire i dati dell'azienda e della persona responsabile della tenuta della rilevazione. In questo modo otterrà un report più completo e professionale, perfettamente adattato alle Sue esigenze.

Ora che è tutto pronto può procedere alla generazione del report.

Grazie ai pulsanti in alto a destra può inviare il report direttamente ai conducenti, salvarlo in formato PDF o stamparlo. Dopo il download del report, nel file PDF compare un campo per la firma manuale della persona responsabile della tenuta della rilevazione. Inoltre, aprendo il file PDF, ha la possibilità di modificare i campi Finalità e Conducente. Questa funzione è particolarmente utile in situazioni non standard, in cui la finalità assegnata al conducente non corrisponde a quella effettiva del viaggio o il conducente non è stato aggiunto in precedenza nel Pannello amministratore.

In fondo al report trova anche le statistiche riepilogative dell'intero periodo di rendicontazione, consentendo una rapida consultazione dei dati chiave su chilometraggio e costi di utilizzo del veicolo.

Invio automatico dei report

Se desidera ricevere regolarmente i report nella Sua casella di posta, può utilizzare la funzione Invio automatico. Basta indicare l'indirizzo e-mail e impostare la frequenza con cui vuole riceverli: il nostro sistema li genererà e invierà automaticamente all'indirizzo indicato.

Cliccando sul pulsante Invio automatico si aprirà una nuova finestra dove potrà configurare questa funzione. Inserisca l'indirizzo e-mail (o più indirizzi) a cui devono essere inviati i report, quindi selezioni l'intervallo di invio: giornaliero, settimanale o mensile. Sul lato destro del pannello può selezionare i veicoli per cui verranno generati i report e indicare i dati dell'azienda e della persona responsabile della rilevazione. Queste informazioni vanno inserite una sola volta: verranno aggiunte automaticamente a ogni report inviato.

L'invio proseguirà finché non deciderà di disattivarlo. Inoltre, per ogni report può impostare un numero a piacere di invii automatici, con una gestione flessibile dei report e della loro distribuzione.

Ed... è fatta! Congratulazioni: ha padroneggiato un'altra funzione utile di DSLocate, il report del foglio di viaggio.

DSLocate: molto più del semplice tracciamento

Il modulo del Foglio di Viaggio è solo una delle tante possibilità offerte dal nostro sistema. DSLocate non è solo uno strumento per tracciare la posizione, ma soprattutto un assistente completo che L'aiuterà a gestire la flotta in modo più efficiente, sicuro ed economico.

La invitiamo a provare DSLocate e a scoprirne tutte le potenzialità. Contatti il nostro team per maggiori informazioni o per fissare una demo dell'applicazione.

Nei prossimi articoli della serie vedremo altre funzioni interessanti di DS Locate che possono migliorare notevolmente la gestione della Sua flotta. Resti aggiornato!

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