Как GPS и телематичните системи подпомагат намаляването на разходите в транспортните фирми?

Може ли благодарение на GPS системите и телематиката реално да намалите разходите във Вашата транспортна фирма?

Да — и то на много нива едновременно. Съвременният мониторинг на автопарка, какъвто е DSLocate от Data System, позволява да планирате маршрути по-икономично, да затегнете горивното стопанство, да съкратите времето за разчети и да ограничите административните грешки. Резултатът са по-малко празни курсове, по-нисък разход на гориво, по-малко глоби и престои, а същевременно по-голяма предвидимост на дейността. 

По-добро планиране на маршрути с DSLocate: по-малко километри, по-малко стрес, повече точност в сроковете

Планирането на маршрут не е таблица в Excel и „най-късият път в Google Maps“. В транспорта има значение общата цена на курса (TCO на курса): гориво, работно време на водача, пътни такси, прозорци за доставка, престои, а дори и риск от задръствания и обходи. DSLocate позволява да съставяте маршрути, които отчитат реалните оперативни ограничения — и които могат да бъдат прилагани в реално време.

Благодарение на визуализацията на автопарка върху картата, историята на курсовете и данните за скорост и престои по-бързо ще видите къде „изтичат“ минути и литри. Когато освободите диспечерите от ръчното „гасене на пожари“, печелите и косвени икономии: по-малко телефонни обаждания, корекции, нервни размествания на слотове в складовете на клиента. На практика често това е разликата между „стигнахме, но скъпо“ и „стигнахме, навреме и в бюджета“.

На стратегическо ниво по-доброто планиране ограничава празните курсове, които могат да „изяждат“ маржа, особено при направления с неравномерен поток на товари. Прецизните маршрути с DSLocate означават също по-съгласувани отчети за разходите: знаете колко наистина е струвал даден курс и къде още може да бъде „отслабнат“. В отрасловите анализи горивото и пътните такси са едно от най-големите разходни пера — обикновено от 25% до 33% от оперативните разходи на камиона — затова дори няколко процента подобрение на планирането се отразяват на реалния финансов резултат. 

Мониторинг на горивото: разход, зареждания, източвания — пълен контрол и бързи аларми

Горивото не може да се „договори“ с двигателя, но може да бъде контролирано. Телематичните решения на Data System позволяват мониторинг на средния разход на 100 км, сравняването му с предварително зададени норми, както и анализ на зарежданията и евентуалните източвания. Когато виждате при кои курсове разходът е завишен, можете веднага да проверите контекста: условията по маршрута, масата на товара, престоите с работещ двигател или стила на шофиране.

В областта на сигурността на горивото идва още един слой: електронна капачка на резервоара за гориво (т.нар. BakTIR) със сито и сензор за отваряне, както и известия за опит за демонтаж. В резултат минимизирате риска от „изпаряване“ на горивото по паркингите и в базите, а ако нещо се случи — разполагате с твърди данни: час, място, превозно средство, събитие.

Колко ще спестите, зависи от региона на дейност, вида поръчки и културата на шофиране. Изследванията върху eco-driving-ът-а и подкрепата на водача в реално време показват обаче, че самите промени в стила на шофиране могат да донесат трайни икономии на гориво от порядъка на 1–6%, а краткосрочно (напр. непосредствено след обучение) дори около 15%. В някои системни експерименти са отчетени средни икономии ~16–18% без влошаване на времето за курса. Това е научно потвърждение, че мониторинг + обратна връзка просто работят. 

Мониторинг на работата и стила на шофиране на водача: икономика, безопасност, култура на експлоатация

Това как шофираме определя колко плащаме. DSLocate предоставя данни за оборотите на двигателя, резките ускорения и спирания, превишенията на скоростта или продължителния престой на свободни обороти. Благодарение на това можете да провеждате коучинг за икономично шофиране и да въведете мотивационна програма, основана на факти, а не на „струва ми се“.

Страничният ефект е много желан: по-малко инциденти и щети, а оттам и по-ниски разходи за застраховки и ремонти. На практика аналитичните инструменти, базирани на телеметрия, помагат да се намалят както честотата на събитията, така и разходите след произшествие, тъй като по-бързо улавяте рисковите навици и реагирате, преди да станат статистика. Освен това расте комфортът на водача — предвидим маршрут, по-малко нервни обаждания, ясни правила за оценка. Добрите данни успокояват процеса.

Дистанционно изтегляне на данни от тахографи (DS Tacho): съответствие, по-малко престои и по-малко документация

Обслужването на тахографите често е времеемко, особено когато превозното средство трябва да се прибере в базата, за да се изтеглят файловете от картата на водача и масовата памет. DS Tacho автоматизира този процес — дистанционно изтегляте данните в подходящите срокове, архивирате ги и отчитате работното време, без да прекъсвате курсовете. Това означава по-малко престои и по-нисък риск от глоби.

Струва си да припомним задълженията: сваляне на данните от картата на водача поне веднъж на 28 дни, а от паметта на тахографа поне веднъж на 90 дни. Дистанционното отчитане премахва логистиката на „гонене на превозното средство“ и ограничава дезорганизацията в работата на оперативния отдел. След внедряването водачът не губи време за административни дейности, а автопаркът не стои „пред компютъра“. Такъв режим на изтегляне на данните повишава съответствието с разпоредбите и съкращава обслужването — което се отразява в измерими икономии на време и разходи. 

Автоматично разчитане на пътните такси (e-TOLL): по-малко грешки, по-малко бюрокрация, по-гладко фактуриране

Електронните системи за събиране на такси днес са стандарт, а в Полша e-TOLL работи за тежкотоварните превозни средства от 2021 г. Събирането на такси в e-TOLL стартира на 24 юни 2021 г., а от 1 октомври 2021 г. тази система напълно замени viaTOLL. Интеграцията на телематиката с e-TOLL означава, че разчитането на курсовете се извършва автоматично, без допълнителни действия от страна на водача, с по-нисък риск от грешки и удобно отчитане към счетоводството. В ежедневната практика изчезват доста „хартиени кръвоносни съдове“: корекции, ръчни допълвания, излишен e-mail обмен между диспечерската и счетоводството.

Струва си да добавим, че таксите и горивото представляват съществена част от TCO разходите на камиона. Ако подобрите едновременно и двете категории — автоматизирайки таксите и редуцирайки разхода на гориво — натрупвате ефект на икономия, а Вашите ставки остават конкурентни дори при променливи пазарни условия.

Съответствие със закона и превоз на чувствителни стоки: интеграция със SENT/PUESC

Превозът на чувствителни стоки (в т.ч. горива, алкохол, отпадъци, акцизни продукти) в Полша подлежи на мониторинг в системата SENT, обслужвана от PUESC. GPS системите, интегрирани със SENT, улесняват автоматичното предаване на данни за местоположение към Националната данъчна администрация, благодарение на което изпълнявате задълженията за докладване и минимизирате риска от глоби. За фирмите, превозващи акцизни стоки, това е просто условие за безопасен бизнес. Нещо повече, каталогът на наблюдаваните стоки понякога се актуализира — интеграцията със SENT прави така, че не разчитате на „ръчно дозакрепване“ на заявленията. 

Как се свързва всичко в едно цяло: данни → решения → разходна дисциплина

Внедряването на телематични системи е проект за оперативна промяна. Ключово е да съедините данните от процеса — планиране на маршрута, стил на шофиране, гориво, тахограф, такси и compliance — в един цикъл на вземане на решения. На дневно ниво: диспечерите реагират веднага. На седмично ниво: ръководителят на автопарка вижда тенденциите и въвежда коригиращи действия. На месечно и тримесечно ниво: ръководството вижда твърди KPI (разход на гориво, празни курсове, време на свободни обороти, разходи за такси, глоби, време за обслужване на тахографи) и може да взема инвестиционни решения.

При това си струва да помним за човешкия аспект: ако водачите виждат, че целта не е „наказание за всяка грешка“, а по-безопасна и по-спокойна работа, по-лесно се изгражда култура на икономично шофиране. Включването на водачите в разговора за данните — и показването какво те реално променят — увеличава трайността на ефектите.

Преглед на ползите: къде конкретно възникват икономиите?

1. Гориво: благодарение на контрола върху разхода, премахването на дългите престои на свободни обороти и eco-driving-ът-а, намалявате потреблението. Европейските изследвания посочват 1–6% трайни икономии, а краткосрочно дори ~15% след обучения — телематиката позволява тези ефекти да бъдат поддържани и пренесени от „демонстрация“ към ежедневната практика.
2. Километри и време: по-добрите маршрути означават по-малко километри и по-малко излишен разход, а оттам и по-малко часове в път. Всеки ограничен „празен“ курс облекчава бюджета.
3. Застраховки и ремонти: мониторингът на стила на шофиране и коучинг интервенциите намаляват броя инциденти, както и тяхната цена; това е не само краткосрочна икономия, но и по-добра щетна история при подновяване на полиците.
4. Администрация: дистанционният тахограф и автоматичният e-TOLL премахват ръчните дейности, които отнемаха времето на много хора. Данните са пълни, навременни, по-лесни за одит. В резултат — по-малко корекции, по-малко стрес и по-малък риск от глоба.
5. Compliance: интеграцията със SENT/PUESC позволява да спите спокойно, защото изпълнявате задълженията за отчетност без десетки допълнителни кликвания. Когато разпоредбите се актуализират, не оставате с остаряла процедура „в Excel“.
   
   

Защита на гърловината за гориво: малък елемент, голямо спокойствие

Кражбите на гориво рядко изглеждат като екшън филм. По-често това са „дребни източвания“, разпръснати във времето, които не се виждат без система. Електронната капачка на резервоара със ситова защита и сензор за отваряне, както и интеграцията на алертите в панела на автопарка, правят всеки опит за манипулация видим и описан. Това действа възпиращо, а в случай на инцидент позволява да докажете събитието (час, локация, превозно средство, водач). В съчетание с анализа на зарежданията и нивото на горивото това ограничава „меките течове“ на бюджета, които без телематика трудно биха могли да бъдат доказани.

Икономика на шофирането на практика: как да превърнем данните в навици

Самата информация, че водачът твърде често „вдига оборотите“, няма да промени разходите. Те ще бъдат променени едва от система за работа с данните: редовна обратна връзка, кратки коучинг сесии, съвместни прегледи на маршрутите, измерими и постижими цели (напр. намаляване на свободните обороти с X% в рамките на четири седмици), както и здравословна конкуренция, основана на класирания. Ако комбинирате това с планирането на маршрутите (по-малко ситуации „на ръба“ и по-малко натиск), водачите няма да имат причина да „надвишават“ нормата.

От научни изследвания и проекти за внедряване знаем, че eco-driving-ът не трябва да удължава времето на курса; той може да донесе двуцифрени икономии на гориво без „санкции“ за точност, ако е базиран на обратна връзка в реално време и подходяща оперативна култура. Това е точно онази област, в която DSLocate предоставя инструменти: икономически индикатори, обороти на двигателя, идентификация на резките маневри и алерти, които действат, преди да нарасне сметката на бензиностанцията. 

Интеграция на данните: от курса до P&L

Във фирми, които растат, лесно се появяват „острови от данни“: отделно карта, отделно фактури за пътни такси, отделно отчети за разход на гориво, отделно ведомости. Силата на телематичните решения е интеграцията. Ако DSLocate и DS Tacho свържете с разчетите за e-TOLL и отчетите към SENT, получавате непрекъснатост на информацията: от плана на маршрута, през изпълнението, до отчета за разходите и документите към счетоводството. Това опростява контролинга, ускорява затварянията на месеца и дава достоверна картина за маржиналността по клиенти и направления. На тази основа е по-лесно да договаряте ставки — не „защото е скъпо“, а като показвате структурата на разходите.

Кога ROI става видим?

Няма едно вълшебно число, но практиката показва, че съчетанието на три лоста — (1) планиране на маршрути и ограничаване на празните курсове, (2) икономика на шофиране и гориво, (3) автоматизация на разчетите (тахограф, e-TOLL, SENT) — формира бърза възвръщаемост на инвестицията. Това се случва, защото докосвате най-големите компоненти на TCO: горивото и таксите, както и работното време. Когато горивото е ¼–⅓ от оперативния разход на превозното средство, всеки процент икономия тежи много в отчета за приходи и разходи. 

Най-честите притеснения и как да ги обезоръжите

Част от фирмите се колебаят с внедряването, защото „това е поредният инструмент“. Работата е там, че не става дума за поредно приложение на екрана на диспечера, а за подреждане на процеса. При добре проведено внедряване:

1. водачът няма повече кликвания от днес — обикновено има по-малко,
2. диспечерът получава ясно табло вместо каскада от телефонни обаждания,
3. счетоводството не моли за липсващи данни за e-TOLL и тахографите, защото те вече ги има.
   
   

Второ притеснение: „А какво ще кажете за неприкосновеността на личния живот на водача?“ Правилата са прости: данните служат на организацията на работата и безопасността, а обхватът на отчитането и съхранението на данните определяте и съобщавате Вие. Добре подготвен правилник и обучение изграждат доверие, а водачите бързо виждат ползата — по-малко нервни интервенции, по-предвидим ден.

Обобщение на функциите и ползите

Бизнес ползи от GPS и телематичните системи:

1. По-ниски разходи за гориво благодарение на eco-driving-ът-а и намаляването на свободните обороти.
2. По-малко празни курсове благодарение на планирането на маршрути в DSLocate.
3. По-малко грешки и глоби благодарение на автоматизацията на e-TOLL и навременните сваляния от тахографите.
4. По-висока безопасност (алерти, анализ на събитията), по-малко щети и престои.
5. По-добър контрол на разходите и маржа благодарение на съгласувани данни от маршрута до счетоводството.
   
   

Ключови функции на DSLocate и DS Tacho, които правят разликата:

1. Планиране на маршрути с контрол на изпълнението и история на курсовете.
2. Мониторинг на горивото (разход, зареждания, източвания) и защита на гърловината.
3. Контрол на стила на шофиране (обороти, резки маневри, скорост, време на свободни обороти).
4. Дистанционно отчитане на тахографа с архивиране и напомняния за сроковете.
5. Интеграция на разчетите за e-TOLL, както и съответствие със SENT/PUESC за чувствителни стоки.
   
   

Обобщение

Телематиката не е разход, а инвестиция в предвидимост, съответствие и марж. Когато съчетаете DSLocate и DS Tacho с автоматизацията на e-TOLL и интеграцията със SENT/PUESC, получавате непрекъснат цикъл на подобрения: по-добри маршрути, по-малък разход на гориво, по-малко административни грешки, по-бързи разчети и по-пълен контрол върху бизнеса. Именно в тези натрупани, ежедневни дребни неща възниква трайно ценово предимство — и то без инвестиции в „чудотворни“ решения, само благодарение на данните, дисциплината и последователността.

Ако искате да поговорим кои функции да започнете да внедрявате първи във Вашия автопарк (и как да пресметнете тяхното влияние върху P&L), Data System с удоволствие ще Ви преведе през кратък одит на маршрутите, горивото и разчетите, за да посочи най-бързите източници на възвръщаемост.

ЧЗВ

1) Работят ли тези решения във всеки камион?
Да. GPS модулите и сензорите, използвани в телематиката, са съвместими с повечето тежкотоварни превозни средства на пазара. От значение е изборът на правилния комплект (захранване, магистрала CAN, тип тахограф), което на практика означава кратък монтаж и незабавен старт на мониторинга.

2) Колко реално може да се спести от гориво?
Зависи от изходната база. От изследванията следва, че eco-driving-ът след обучение може да донесе дори ~15% краткосрочно подобрение, а при последователна телематична подкрепа се поддържат 1–6% трайни икономии. В проекти, в които се добавя и по-добро планиране на маршрутите, ефектът обикновено е по-висок, защото ограничавате и излишните километри и престои.

3) Съответства ли дистанционното отчитане на тахографа с разпоредбите?
Да — и помага да спазите сроковете за изтегляне (на всеки 28 дни от картата на водача и на всеки 90 дни от паметта на тахографа). Благодарение на това минимизирате риска от глоби и престои, защото не се налага да прибирате превозното средство в базата само за да свалите файловете. 

4) Как изглежда интеграцията с e-TOLL в Полша?
e-TOLL работи от 24 юни 2021 г., а от 1 октомври 2021 г. замени viaTOLL. Интеграцията с телематиката позволява автоматично начисляване и разчитане на курсовете, ред в документите и по-малък брой административни грешки. 

5) Ще помогнат ли GPS системите при превоза на акцизни стоки?
Да. SENT/PUESC следи превоза на чувствителни стоки. Интеграцията на системата за локализация със SENT позволява автоматично да се предават изискваните данни към KAS и да се действа в съответствие с разпоредбите — без ръчно „дозакрепване“ на заявленията.

Проверете как Вашата фирма може да спестява още днес. Запознайте се със системите на Data System и се свържете с нашия екип от консултанти, за да разберете кои решения най-добре отговарят на Вашите нужди.

biuro@datasystem.pl

801 88 77 88