Jak systemy GPS i telematyczne wspierają redukcję kosztów w firmach transportowych?

Czy dzięki systemom GPS i telematyce możesz realnie obniżyć koszty w firmie transportowej?

Tak — i to na wielu poziomach jednocześnie. Nowoczesny monitoring floty, taki jak DSLocate od Data System, pozwala planować trasy bardziej ekonomicznie, uszczelnić gospodarkę paliwową, skrócić czas rozliczeń i ograniczyć błędy administracyjne. Efektem jest mniej pustych przebiegów, niższe spalanie, mniej kar i przestojów, a przy tym większa przewidywalność działania. 

Lepsze planowanie tras z DSLocate: mniej kilometrów, mniej stresu, więcej terminowości

Planowanie trasy to nie arkusz Excel i „najkrótsza droga w Google Maps”. W transporcie liczy się całkowity koszt przejazdu (TCO przejazdu): paliwo, czas pracy kierowcy, opłaty drogowe, okna dostaw, postoje, a nawet ryzyko korków i objazdów. DSLocate pozwala układać trasy, które biorą pod uwagę rzeczywiste ograniczenia operacyjne — i które można egzekwować w czasie rzeczywistym.

Dzięki podglądowi floty na mapie, historii przejazdów i danym o prędkości oraz postojach szybciej zobaczysz, gdzie uciekają minuty i litry. Gdy odciążysz dyspozytorów z ręcznego „gaszenia pożarów”, zyskujesz także oszczędności pośrednie: mniej telefonów, korekt, nerwowych przełożeń slotów w magazynach klienta. W praktyce to często różnica między „dojechaliśmy, ale drogo” a „dojechaliśmy, na czas i w budżecie”.

Na poziomie strategicznym lepsze planowanie ogranicza puste przebiegi, które potrafią „zjadać” marżę, zwłaszcza w relacjach o nierównym przepływie ładunków. Precyzyjne trasy z DSLocate to również spójniejsze raporty kosztów: wiesz, ile naprawdę kosztował dany kurs i gdzie można go jeszcze odchudzić. W branżowych analizach paliwo i opłaty drogowe są jedną z największych pozycji kosztowych — zwykle od 25% do 33% kosztów operacyjnych ciężarówki — dlatego nawet kilka procent poprawy planowania przekłada się na realny wynik finansowy. 

Monitoring paliwa: zużycie, tankowania, upuszczenia — pełna kontrola i szybkie alarmy

Paliwa nie da się „wynegocjować” z silnikiem, ale da się je kontrolować. Rozwiązania telematyczne Data System umożliwiają monitorowanie średniego spalania na 100 km, porównywanie go do ustalonych norm oraz analizę tankowań i ewentualnych upuszczeń. Gdy widzisz, które kursy mają podwyższone spalanie, możesz od razu sprawdzić kontekst: warunki na trasie, masę ładunku, postoje z włączonym silnikiem czy styl jazdy.

W obszarze bezpieczeństwa paliwa dochodzi kolejna warstwa: elektroniczny korek wlewu paliwa (tzw BakTIR) z sitkiem i czujnikiem otwarcia oraz powiadomienia o próbie demontażu. W efekcie minimalizujesz ryzyko „parowania” paliwa na parkingach i w bazach, a jeśli coś się wydarzy — masz twarde dane: czas, miejsce, pojazd, zdarzenie.

To, ile zaoszczędzisz, zależy od rejonu operacji, rodzaju zleceń i kultury jazdy. Badania nad eco-drivingiem i wsparciem kierowcy w czasie rzeczywistym pokazują jednak, że same zmiany stylu jazdy potrafią przynieść trwałe oszczędności paliwa rzędu 1–6%, a krótkoterminowo (np. bezpośrednio po szkoleniu) nawet około 15%. W niektórych eksperymentach systemowych odnotowano średnie oszczędności ~16–18% bez pogorszenia czasu przejazdu. To naukowe potwierdzenie, że monitoring + feedback po prostu działają. 

Monitoring pracy i stylu jazdy kierowcy: ekonomika, bezpieczeństwo, kultura eksploatacji

To, jak jeździmy, decyduje o tym, ile płacimy. DSLocate dostarcza dane o obrotach silnika, gwałtownych przyspieszeniach i hamowaniach, przekroczeniach prędkości czy długim jałowym biegu. Dzięki temu możesz prowadzić coaching jazdy ekonomicznej i wdrożyć program motywacyjny oparty na faktach, nie na „wydaje mi się”.

Efekt uboczny jest bardzo pożądany: mniej incydentów i szkód, a więc niższe koszty ubezpieczeń i napraw. W praktyce narzędzia analityczne oparte na telemetrii pomagają zmniejszać zarówno częstotliwość zdarzeń, jak i koszty powypadkowe, bo szybciej wyłapujesz ryzykowne nawyki i reagujesz zanim staną się statystyką. W dodatku rośnie komfort kierowcy — przewidywalna trasa, mniej nerwowych telefonów, jasne zasady oceny. Dobre dane uspokajają proces.

Zdalne pobieranie danych z tachografów (DS Tacho): zgodność, mniej przestojów i mniej papierologii

Obsługa tachografów bywa czasochłonna, zwłaszcza gdy pojazd musi zjechać do bazy, by pobrać pliki z karty kierowcy i pamięci masowej. DS Tacho automatyzuje ten proces — zdalnie pobierasz dane we właściwych terminach, archiwizujesz je i rozliczasz czas pracy bez zrywania kursów. To oznacza mniej przestojów i mniejsze ryzyko kar.

Warto przypomnieć obowiązki: zrzut danych z karty kierowcy co najmniej co 28 dni, a z pamięci tachografu co najmniej co 90 dni. Zdalny odczyt eliminuje logistykę „gonienia pojazdu” i ogranicza dezorganizację pracy działu operacji. Po wdrożeniu kierowca nie traci czasu na czynności administracyjne, a flota nie stoi „pod komputer”. Taki tryb pobierania danych podnosi zgodność z przepisami i skraca obsługę — co przekłada się na wymierne oszczędności czasu i kosztów. 

Automatyczne rozliczanie opłat drogowych (e-TOLL): mniej błędów, mniej biurokracji, płynniejsze fakturowanie

Elektroniczne systemy poboru opłat to dziś standard, a w Polsce e-TOLL działa dla pojazdów ciężkich od 2021 r. Pobór opłat w e-TOLL rozpoczął się 24 czerwca 2021 r., a od 1 października 2021 r. system ten całkowicie zastąpił viaTOLL. Integracja telematyki z e-TOLL oznacza, że rozliczanie przejazdów odbywa się automatycznie, bez dodatkowych czynności po stronie kierowcy, z mniejszym ryzykiem pomyłek i wygodnym raportowaniem do księgowości. W codziennej praktyce znika sporo „papierowej krwiobiegu”: korekty, ręczne dopiski, nadmiarowy e-mailing między dyspozytornią a księgowością.

Warto dodać, że opłaty i paliwo to istotna część kosztów TCO ciężarówki. Jeżeli usprawnisz obie te kategorie jednocześnie — automatyzując opłaty i redukując spalanie — kumulujesz efekt oszczędności, a Twoje stawki pozostają konkurencyjne nawet przy zmiennych warunkach rynkowych.

Zgodność z prawem i przewóz towarów wrażliwych: integracja z SENT/PUESC

Przewóz towarów wrażliwych (m.in. paliwa, alkohol, odpady, wyroby akcyzowe) w Polsce podlega monitorowaniu w systemie SENT, obsługiwanym przez PUESC. Systemy GPS zintegrowane z SENT ułatwiają automatyczne przekazywanie danych lokalizacyjnych do Krajowej Administracji Skarbowej, dzięki czemu spełniasz obowiązki sprawozdawcze i minimalizujesz ryzyko kar. Dla firm przewożących towary akcyzowe to po prostu warunek bezpiecznego biznesu. Co więcej, katalog towarów monitorowanych bywa aktualizowany — integracja z SENT sprawia, że nie opierasz się na „ręcznym dopinaniu” zgłoszeń. 

Jak to łączy się w całość: dane → decyzje → dyscyplina kosztowa

Wdrożenie systemów telematycznych to projekt zmiany operacyjnej. Kluczowe jest, by połączyć dane z procesu — planowanie trasy, styl jazdy, paliwo, tachograf, opłaty i compliance — w jedną pętlę decyzyjną. Na poziomie dnia: dyspozytorzy reagują od razu. Na poziomie tygodnia: kierownik floty widzi trendy i wprowadza działania korygujące. Na poziomie miesiąca i kwartału: zarząd widzi twarde KPI (zużycie paliwa, puste przebiegi, czas jałowy, koszty opłat, kary, czas obsługi tachografów) i może podejmować decyzje inwestycyjne.

Warto przy tym pamiętać o aspekcie ludzkim: jeśli kierowcy widzą, że celem nie jest „karanie za każdy błąd”, tylko bezpieczniejsza i spokojniejsza praca, łatwiej buduje się kulturę ekonomicznej jazdy. Włączenie kierowców w rozmowę o danych — i pokazanie, co one realnie zmieniają — zwiększa trwałość efektów.

Studium korzyści: gdzie konkretnie powstają oszczędności?

1. Paliwo: dzięki kontroli spalania, eliminacji długich postojów na biegu jałowym i eco-drivingowi, zmniejszasz zużycie. Badania europejskie wskazują na 1–6% trwałych oszczędności, a krótkoterminowo nawet ~15% po szkoleniach — telematyka pozwala te efekty utrzymać i przenieść z „pokazu” do codziennej praktyki.
2. Kilometry i czas: lepsze trasy to mniej kilometrów i mniej przepaleń, a więc i mniej godzin w trasie. Każdy ograniczony kurs „pusty” odciąża budżet.
3. Ubezpieczenia i naprawy: monitoring stylu jazdy i interwencje coachingowe zmniejszają liczbę incydentów oraz ich koszt; to nie tylko krótkoterminowa oszczędność, ale też lepsza historia szkodowa przy odnowieniach polis.
4. Administracja: zdalny tachograf i automatyczny e-TOLL usuwają czynności manualne, które zajmowały czas wielu osób. Dane są kompletne, terminowe, łatwiejsze do audytu. W efekcie mniej korekt, mniej stresu i mniej ryzyka kary.
5. Compliance: integracja z SENT/PUESC pozwala spać spokojniej, bo spełniasz obowiązki raportowe bez dziesiątek dodatkowych kliknięć. Gdy przepisy się aktualizują, nie zostajesz z przestarzałą procedurą „w Excelu”.
   
   

Zabezpieczenie wlewu paliwa: mały element, duży spokój

Kradzieże paliwa rzadko wyglądają jak film akcji. Częściej to „drobne upuszczenia” rozsiane w czasie, których nie widać bez systemu. Elektroniczny korek wlewu ze zabezpieczeniem sitkowym i czujnikiem otwarcia oraz integracja alertów w panelu floty sprawiają, że każda próba manipulacji staje się widoczna i opisana. To działa odstraszająco, a w razie incydentu pozwala udowodnić zdarzenie (czas, lokalizacja, pojazd, kierowca). W połączeniu z analizą tankowań i poziomu paliwa ogranicza to „miękkie wycieki” budżetu, których bez telematyki trudno byłoby dowieść.

Ekonomika jazdy w praktyce: jak przekuć dane na nawyki

Sama informacja, że kierowca zbyt często „kręci obrotami”, nie zmieni kosztów. Zmieni je dopiero system pracy z danymi: regularna informacja zwrotna, krótkie sesje coachingowe, wspólne przeglądy tras, cele mierzalne i osiągalne (np. ograniczenie jałowego biegu o X% w ciągu czterech tygodni), a także zdrowa rywalizacja oparta na rankingach. Jeśli połączysz to z planowaniem tras (mniej sytuacji „na styk” i mniej presji), kierowcy nie będą mieli powodu, by „wyjeżdżać” ponad normę.

Z naukowych badań i projektów wdrożeniowych wiemy, że eco-driving nie musi wydłużać czasu przejazdu; potrafi dać dwucyfrowe oszczędności paliwa bez „kar” w punktualności, jeżeli jest oparty na feedbacku w czasie rzeczywistym i odpowiedniej kulturze operacyjnej. To dokładnie ten obszar, w którym DSLocate dostarcza narzędzi: wskaźniki ekonomiki, obroty silnika, identyfikację gwałtownych manewrów i alerty, które działają, zanim wzrośnie rachunek na stacji. 

Integracja danych: od kursu do P&L

W firmach, które rosną, łatwo o „wyspy danych”: osobno mapa, osobno faktury za opłaty drogowe, osobno raporty spalania, osobno rozliczenia kadr. Siłą rozwiązań telematycznych jest integracja. Jeśli DSLocate i DS Tacho łączysz z rozliczeniami e-TOLL i raportami SENT, otrzymujesz ciągłość informacji: od planu trasy, przez realizację, po raport kosztów i dokumenty do księgowości. To upraszcza controlling, przyspiesza zamknięcia miesiąca i daje wiarygodny obraz marżowości klientów oraz kierunków. Na tej podstawie łatwiej negocjować stawki — nie „bo drogo”, tylko pokazując strukturę kosztu.

Kiedy ROI staje się widoczne?

Nie ma jednej magicznej liczby, ale praktyka pokazuje, że połączenie trzech dźwigni — (1) planowanie tras i ograniczenie pustych przebiegów, (2) ekonomika jazdy i paliwo, (3) automatyzacja rozliczeń (tachograf, e-TOLL, SENT) — składa się na szybki zwrot z inwestycji. Dzieje się tak, bo dotykasz największych komponentów TCO: paliwa i opłat oraz czasu pracy. Gdy paliwo bywa ¼–⅓ kosztu operacyjnego pojazdu, każdy procent oszczędności waży dużo w rachunku zysków i strat. 

Najczęstsze obawy i jak je rozbroić

Część firm waha się z wdrożeniem, bo „to kolejne narzędzie”. Rzecz w tym, że nie chodzi o kolejną aplikację na ekranie dyspozytora, tylko o uporządkowanie procesu. W dobrze poprowadzonym wdrożeniu:

1. kierowca nie ma więcej kliknięć niż dziś — zwykle ma mniej,
2. dyspozytor dostaje klarowny kokpit zamiast kaskady telefonów,
3. księgowość nie prosi o brakujące dane do e-TOLL i tachografów, bo one już są.
   
   

Druga obawa: „A co z prywatnością kierowcy?” Zasady są proste: dane służą organizacji pracy i bezpieczeństwu, a zakres raportowania i retencji danych ustalasz i komunikujesz. Dobrze przygotowany regulamin i szkolenie budują zaufanie, a kierowcy szybko widzą korzyść — mniej nerwowych interwencji, bardziej przewidywalny dzień.

Podsumowanie funkcji i korzyści

Korzyści biznesowe z systemów GPS i telematycznych:

1. Niższe koszty paliwa dzięki eco-drivingowi i redukcji jałowego biegu.
2. Mniej pustych przebiegów dzięki planowaniu tras w DSLocate.
3. Mniej błędów i kar dzięki automatyzacji e-TOLL i terminowym zrzutom z tachografów.
4. Wyższe bezpieczeństwo (alerty, analiza zdarzeń), mniej szkód i przestojów.
5. Lepsza kontrola kosztów i marży dzięki spójnym danym od trasy po księgowość.
   
   

Kluczowe funkcje DSLocate i DS Tacho, które robią różnicę:

1. Planowanie tras z kontrolą realizacji i historią przejazdów.
2. Monitoring paliwa (zużycie, tankowania, upuszczenia) i zabezpieczenie wlewu.
3. Kontrola stylu jazdy (obroty, gwałtowne manewry, prędkość, czas jałowy).
4. Zdalny odczyt tachografu z archiwizacją i przypomnieniami terminów.
5. Integracja rozliczeń e-TOLL oraz zgodność z SENT/PUESC dla towarów wrażliwych.
   
   

Podsumowanie

Telematyka to nie koszt, tylko inwestycja w przewidywalność, zgodność i marżę. Gdy połączysz DSLocate i DS Tacho z automatyzacją e-TOLL oraz integracją z SENT/PUESC, otrzymujesz ciągły cykl usprawnień: lepsze trasy, mniejsze spalanie, mniej błędów administracyjnych, szybsze rozliczenia i pełniejszą kontrolę nad biznesem. To właśnie w tych skumulowanych, codziennych drobiazgach powstaje trwała przewaga kosztowa — i to bez inwestycji w „cudowne” rozwiązania, tylko dzięki danym, dyscyplinie i konsekwencji.

Jeśli chcesz porozmawiać, które funkcje zacząć wdrażać jako pierwsze w Twojej flocie (i jak policzyć ich wpływ na P&L), Data System chętnie przeprowadzi Cię przez krótki audyt tras, paliwa i rozliczeń, żeby wskazać najszybsze źródła zwrotu.

FAQ

1) Czy te rozwiązania działają w każdej ciężarówce?
Tak. Moduły GPS i czujniki stosowane w telematyce są kompatybilne z większością pojazdów ciężkich na rynku. Istotne jest dobranie właściwego zestawu (zasilanie, magistrala CAN, typ tachografu), co w praktyce oznacza krótką instalację i natychmiastowy start monitoringu.

2) Ile realnie można oszczędzić na paliwie?
To zależy od bazy wyjściowej. Z badań wynika, że eco-driving po szkoleniu potrafi przynieść nawet ~15% krótkoterminowej poprawy, a przy konsekwentnym wsparciu telematycznym utrzymuje się 1–6% trwałych oszczędności. W projektach, gdzie dochodzi lepsze planowanie tras, efekt bywa wyższy, bo ograniczasz również zbędne kilometry i postoje.

3) Czy zdalny odczyt tachografu jest zgodny z przepisami?
Tak — i pomaga dotrzymać terminów pobrań (co 28 dni z karty kierowcy i co 90 dni z pamięci tachografu). Dzięki temu minimalizujesz ryzyko kar i przestojów, bo nie musisz ściągać pojazdu do bazy tylko po to, by zrzucić pliki. 

4) Jak wygląda integracja z e-TOLL w Polsce?
e-TOLL działa od 24 czerwca 2021 r., a od 1 października 2021 r. zastąpił viaTOLL. Integracja z telematyką umożliwia automatyczne naliczanie i rozliczanie przejazdów, porządek w dokumentach i mniejszą liczbę błędów administracyjnych. 

5) Czy systemy GPS pomogą przy przewozie towarów akcyzowych?
Tak. SENT/PUESC monitoruje przewóz towarów wrażliwych. Integracja systemu lokalizacji z SENT pozwala automatycznie przekazywać wymagane dane do KAS i działać zgodnie z przepisami — bez ręcznego „dopinania” zgłoszeń.

Sprawdź, jak Twoja firma może oszczędzać już dziś. Poznaj systemy Data System i skontaktuj się z naszym zespołem doradców, by dowiedzieć się, które rozwiązania najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom.

biuro@datasystem.pl

801 88 77 88