10 pytań, które warto zadać przy wyborze systemu GPS – praktyczny przewodnik dla flot

Decyzja o wdrożeniu systemu GPS i telematyki we flocie to spore wyzwanie. Na rynku jest mnóstwo dostawców, a każda oferta wydaje się atrakcyjna – do momentu, aż zaczniemy drążyć szczegóły. Z własnego doświadczenia wiem, że wybór odpowiedniego systemu wymaga solidnej analizy. Dlatego przygotowałem listę 10 kluczowych pytań, które warto zadać dostawcy, zanim podejmie się ostateczną decyzję.

1. Jaki jest główny cel wdrożenia systemu GPS i telematyki?

Nie chodzi o to, żeby mieć system „bo inni mają”, ale o konkretne korzyści dla firmy. Kluczowe jest określenie, jakie problemy chcemy rozwiązać i jakie efekty osiągnąć. Czy zależy nam głównie na śledzeniu pojazdów w czasie rzeczywistym? A może priorytetem jest optymalizacja tras i redukcja kosztów paliwa?

Jeśli naszym celem jest monitorowanie pojazdów, to ważne będą funkcje śledzenia GPS i geofencing (alerty przy opuszczeniu określonego obszaru). Jeśli skupiamy się na optymalizacji tras, to system powinien analizować przejechane trasy i sugerować lepsze rozwiązania. Natomiast jeśli kluczowa jest zgodność z przepisami (np. e-TOLL, tachografy), warto sprawdzić, czy system wspiera wymagane regulacje.

Każdy cel wymaga innego zestawu funkcjonalności, dlatego przed wyborem dostawcy warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i nie przepłacać za funkcje, których nie będziemy wykorzystywać.

2. Jakie dane będziemy zbierać i analizować?

Systemy telematyczne mogą dostarczać ogromną ilość danych, ale kluczowe jest określenie, które z nich są faktycznie przydatne dla naszej firmy. Nie każda flota potrzebuje pełnego zestawu informacji – ważne jest, aby skupić się na tych, które pomogą w realnym zarządzaniu pojazdami, kosztami i efektywnością pracy.

1. Lokalizacja pojazdów – podstawowa funkcja, która pozwala na bieżące śledzenie pojazdów, analizę tras i szybkie reagowanie na zmiany w harmonogramie.
2. Czas pracy kierowców – kluczowe dla firm transportowych, które muszą monitorować zgodność z przepisami dotyczącymi czasu jazdy i odpoczynku.
3. Styl jazdy – informacje o gwałtownych hamowaniach, przyspieszeniach czy przekroczeniach prędkości pomagają poprawić bezpieczeństwo i zmniejszyć zużycie paliwa.
4. Spalanie paliwa – monitorowanie zużycia paliwa pozwala na identyfikację nieekonomicznych stylów jazdy i redukcję kosztów operacyjnych.
5. Historia tras – dostęp do archiwalnych tras pomaga w analizie efektywności przejazdów i optymalizacji przyszłych tras.

Dostawcy telematyki często oferują różne sposoby prezentacji tych danych: od alertów w czasie rzeczywistym, przez automatyczne raporty, aż po szczegółową analizę trendów. Warto dopytać, jak są one przedstawiane i czy można je dostosować do własnych potrzeb, aby nie tonąć w niepotrzebnych informacjach.

3. Czy system oferuje monitoring GPS w czasie rzeczywistym?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że każda telematyka GPS działa tak samo – pokazuje lokalizację pojazdu. Jednak różnice mogą być znaczące, zwłaszcza jeśli chodzi o dokładność i częstotliwość aktualizacji danych.

Niektóre systemy odświeżają lokalizację co kilka sekund, inne tylko co kilka minut lub po przejechaniu określonej odległości. Jeśli zależy nam na dokładnym śledzeniu trasy w czasie rzeczywistym, warto dopytać dostawcę o te parametry.

Precyzyjna lokalizacja ma znaczenie zwłaszcza w przypadku firm transportowych, logistycznych i usługowych, gdzie szybka reakcja na zmiany tras czy monitorowanie czasu dostaw jest kluczowe. Warto także sprawdzić, czy system umożliwia ustawianie alertów, np. o wjeździe lub wyjeździe z określonego obszaru (geofencing), co może ułatwić kontrolę nad flotą i zwiększyć bezpieczeństwo przewożonych ładunków.

Nie bez znaczenia jest również stabilność połączenia i jakość sygnału GPS – niektóre systemy mogą mieć problemy w tunelach, gęsto zabudowanych miastach czy terenach o słabym zasięgu. Dlatego warto przetestować rozwiązanie w warunkach, w których faktycznie będzie użytkowane.

4. Jakie dodatkowe funkcje są dostępne?

Sama lokalizacja pojazdu to dopiero początek – nowoczesne systemy telematyczne oferują znacznie więcej funkcji, które mogą usprawnić zarządzanie flotą i obniżyć koszty operacyjne. Warto już na starcie określić, jakie rozwiązania będą dla nas przydatne, oraz sprawdzić, czy system można rozbudować w przyszłości, czy jesteśmy skazani na jego podstawową wersję.

1. Zależnie od systemu można pomyśleć o funkcjach takich jak:
2. Odczyt danych z tachografu
3. Identyfikacja kierowców
4. Raporty dotyczące spalania
5. Wykrywanie nieautoryzowanych postojów

Warto również zapytać, czy system daje możliwość późniejszej rozbudowy. Być może obecnie potrzebujemy tylko podstawowych funkcji, ale w przyszłości przyda się np. monitoring temperatury w chłodniach, ecodriving czy automatyczne raportowanie czasu pracy. Wybór elastycznego rozwiązania pozwoli uniknąć konieczności zmiany systemu w momencie rozwoju firmy.

5. Jakie są koszty wdrożenia i model rozliczeń?

Koszt wdrożenia systemu GPS i telematyki może się znacznie różnić w zależności od dostawcy, modelu rozliczeniowego i zakresu funkcji. Dlatego warto dokładnie przeanalizować wszystkie opłaty, aby uniknąć ukrytych kosztów i nieprzyjemnych niespodzianek.

Abonament miesięczny
Najpopularniejsza forma rozliczenia, w której płacimy miesięczną opłatę za korzystanie z systemu. Zwykle obejmuje dostęp do platformy, aktualizacje oprogramowania oraz wsparcie techniczne. Należy sprawdzić, czy abonament obejmuje wszystkie funkcje, czy za niektóre trzeba dodatkowo płacić.

Jednorazowy zakup
Niektóre firmy oferują możliwość zakupu systemu na własność, co oznacza brak comiesięcznych opłat, ale często wiąże się z koniecznością samodzielnego utrzymania i aktualizacji. Trzeba też upewnić się, czy po zakupie nadal otrzymujemy wsparcie techniczne.

Opłata za urządzenie
Niektórzy dostawcy rozliczają się na zasadzie „płać za to, czego używasz” – opłata obejmuje urządzenia GPS montowane w pojazdach, ale dostęp do platformy czy dodatkowych funkcji może wymagać osobnych opłat.

Oprócz samej ceny warto zapytać o koszty instalacji, aktualizacji, ewentualnego serwisu i integracji z innymi systemami. Warto też sprawdzić, czy dostawca oferuje elastyczne opcje skalowania – jeśli w przyszłości zdecydujemy się na rozbudowę floty, dobrze, aby dodanie nowych pojazdów nie wiązało się z drastycznym wzrostem kosztów.

6. Czy system pozwala na realne oszczędności?

Wdrożenie systemu GPS i telematyki to nie tylko kwestia monitorowania pojazdów, ale przede wszystkim sposób na optymalizację kosztów operacyjnych. Sam dostęp do danych nie wystarczy – liczy się to, czy można je efektywnie wykorzystać do poprawy zarządzania flotą.

Mniejsze zużycie paliwa
Jednym z największych kosztów w transporcie jest paliwo. System GPS pozwala na analizę tras i eliminację zbędnych kilometrów, wykrywa nadmierne zużycie paliwa oraz wskazuje kierowców jeżdżących nieekonomicznie (np. gwałtowne przyspieszenia, długotrwała praca na biegu jałowym). Dzięki temu można zmniejszyć spalanie nawet o 10-20%, co przekłada się na realne oszczędności.

Redukcja kosztów serwisowych
Monitorowanie stylu jazdy oraz regularne alerty o stanie technicznym pojazdów pozwalają wcześniej wykrywać usterki i unikać kosztownych napraw. Dzięki telematyce można także lepiej planować przeglądy techniczne, co wydłuża żywotność pojazdów i zmniejsza ryzyko awarii w trasie.

Lepsza organizacja pracy kierowców
System GPS umożliwia lepsze planowanie tras i czasu pracy, co przekłada się na efektywniejsze wykorzystanie floty. Redukcja pustych przebiegów, eliminacja niepotrzebnych postojów i precyzyjne monitorowanie harmonogramów mogą znacząco poprawić wydajność i zmniejszyć koszty związane z nadgodzinami.

Dobrze dobrany system powinien nie tylko generować raporty, ale także dostarczać konkretne analizy, które pokazują, gdzie można zaoszczędzić. Warto zapytać dostawcę o przykłady wdrożeń u innych klientów – czy są dostępne dane pokazujące, ile firmy oszczędziły dzięki telematyce? Jeśli dostawca nie potrafi podać konkretnych liczb, może to być sygnał, że system nie przynosi realnych korzyści.

7. Jakie jest wsparcie techniczne i serwis?

Nawet najlepszy system GPS i telematyki może napotkać problemy – od awarii urządzeń po błędy w oprogramowaniu. Dlatego nie wystarczy tylko kupić system, trzeba mieć pewność, że dostawca zapewni odpowiednie wsparcie techniczne. W przeciwnym razie, zamiast ułatwiać zarządzanie flotą, system stanie się źródłem frustracji.

Infolinia, czat, helpdesk – czy mają doświadczoną pomoc techniczną?
Warto sprawdzić, czy wsparcie techniczne jest dostępne także w soboty, szczególnie jeśli flota działa na trasach międzynarodowych. Czy można kontaktować się telefonicznie, przez e-mail, czat lub formularz zgłoszeniowy? Jak długo czeka się na odpowiedź? Dostęp do szybkiej i kompetentnej pomocy technicznej to klucz do uniknięcia długich przestojów.

Regularne aktualizacje i zgodność z nowymi przepisami
Prawo transportowe stale się zmienia – nowe wymagania dotyczące tachografów, systemu e-TOLL czy norm emisji spalin. Czy dostawca regularnie aktualizuje system, aby był zgodny z nowymi regulacjami? Warto sprawdzić, jak często wprowadzane są nowe funkcje i poprawki oraz czy aktualizacje są bezpłatne.

Szkolenia dla użytkowników
Dobry system telematyczny to taki, który jest intuicyjny w obsłudze, ale nawet najprostsza platforma wymaga wdrożenia. Warto zapytać dostawcę, czy oferuje szkolenia dla menedżerów floty oraz kierowców – zarówno na początku wdrożenia, jak i w przypadku zmian w systemie. Możliwość dostępu do szkoleń online, webinariów czy instrukcji wideo może znacząco ułatwić użytkowanie systemu.

Warto zapytać:

1. Jak wygląda kontakt z działem wsparcia technicznego?
2. Jak szybko reagują na zgłoszenia?
3. Czy aktualizacje systemu są automatyczne i bezpłatne?
4. Czy firma oferuje szkolenia z obsługi systemu?

Bez dobrego wsparcia technicznego nawet najlepszy system może stać się źródłem problemów, dlatego warto upewnić się, że dostawca oferuje pełną opiekę serwisową na każdym etapie użytkowania.

8. Czy system spełnia wymogi prawne?

Prawo w branży transportowej zmienia się dynamicznie, a firmy zarządzające flotą muszą na bieżąco dostosowywać się do nowych regulacji. Dlatego system GPS i telematyki powinien wspierać kluczowe wymagania prawne, aby uniknąć kar i ułatwić zgodność z obowiązującymi przepisami.

e-TOLL
Od wprowadzenia systemu e-TOLL firmy transportowe muszą raportować przejazdy po płatnych drogach w Polsce. Nie wszystkie systemy telematyczne mają wbudowaną integrację z e-TOLL, dlatego warto upewnić się, czy system umożliwia automatyczne przesyłanie danych do tego systemu. Dzięki temu unikniemy problemów związanych z ręcznym raportowaniem i ewentualnymi karami.

Tachografy cyfrowe
Przepisy dotyczące tachografów cyfrowych, szczególnie G2V2, wymagają nowoczesnych rozwiązań do monitorowania czasu pracy kierowców. System GPS powinien wspierać zdalne pobieranie danych z tachografów, co pozwala na bieżącą kontrolę i eliminuje konieczność fizycznego dostępu do pojazdów. Warto zapytać, czy system pomaga w automatycznym generowaniu raportów zgodnych z wymaganiami inspekcji transportowych.

Normy bezpieczeństwa i ochrona danych
Przechowywanie danych o trasach, kierowcach i pojazdach wiąże się z koniecznością spełnienia wymogów RODO oraz standardów cyberbezpieczeństwa. Warto sprawdzić, gdzie i jak przechowywane są dane, kto ma do nich dostęp i jakie są procedury ich ochrony.

Warto zapytać dostawcę:

1. Czy system posiada oficjalną integrację z e-TOLL?
2. Czy umożliwia zdalne pobieranie danych z tachografów?
3. Jak długo przechowywane są dane i czy spełniają wymogi RODO?
4. Czy system jest regularnie aktualizowany w kontekście zmian w przepisach?

Brak zgodności z przepisami może oznaczać nie tylko kary finansowe, ale także utrudnienia w codziennym zarządzaniu flotą. Jeśli dostawca nie daje gwarancji zgodności z prawem, warto poszukać innego rozwiązania. 

9. Czy system jest łatwy w obsłudze?

System GPS i telematyki powinien ułatwiać zarządzanie flotą, a nie dodawać dodatkowej pracy. Jeśli interfejs jest skomplikowany i mało intuicyjny, to nawet najlepsze funkcje nie będą w pełni wykorzystywane. Warto więc sprawdzić, czy system jest prosty w obsłudze zarówno dla menedżerów floty, jak i dla kierowców, którzy na co dzień będą z niego korzystać.

Czy aplikacja działa na smartfonach i komputerach?
Dostępność systemu na różnych urządzeniach to podstawa. Menedżerowie floty powinni mieć możliwość zarządzania flotą z poziomu komputera, a kierowcy – sprawdzania kluczowych informacji na smartfonie lub tablecie. Warto zapytać, czy system oferuje dedykowaną aplikację mobilną, czy działa wyłącznie w przeglądarce.

Czy raporty są czytelne i automatyczne?
Zarządzanie flotą wymaga analizy danych, ale nikt nie chce spędzać godzin na ręcznym generowaniu raportów. Dobry system powinien oferować automatyczne raporty na temat spalania, czasu pracy, tras czy przekroczeń prędkości, a także umożliwiać ich personalizację.

Czy można skonfigurować alerty i powiadomienia?
Natychmiastowa informacja o istotnych zdarzeniach (np. przekroczeniu prędkości, wyjeździe z wyznaczonego obszaru czy wykryciu nieautoryzowanego postoju) pozwala szybko reagować i lepiej kontrolować flotę. Warto sprawdzić, czy alerty są dostępne w formie SMS-ów, e-maili lub powiadomień w aplikacji.

Co warto sprawdzić przed wyborem systemu?

1. Czy interfejs jest dostępny w języku polskim?
2. Czy system wymaga długiego szkolenia, czy jest intuicyjny?
3. Jak wygląda aplikacja mobilna – czy działa sprawnie i ma wszystkie kluczowe funkcje?
4. Czy system pozwala na dostosowanie raportów i alertów do naszych potrzeb?

Jeśli obsługa systemu jest zbyt skomplikowana, to jego wdrożenie zajmie więcej czasu, a efektywność korzystania będzie niższa. Dlatego warto przetestować system przed zakupem i upewnić się, że korzystanie z niego nie sprawia problemów. ?

10. Czy system pozwala na rozwój i przyszłe rozszerzenia?

Może na początku potrzebujemy tylko lokalizacji, ale co jeśli za rok będziemy chcieli:

1. Monitoring temperatury w chłodniach?
2. Automatyczne rozliczanie tras?
3. Ecodriving i optymalizację stylu jazdy?

Dobry system GPS powinien rosnąć razem z firmą, a nie ograniczać jej możliwości.

Podsumowanie

Wybór systemu GPS i telematyki to inwestycja, która powinna przynieść realne korzyści. Im więcej szczegółowych pytań zadamy dostawcy, tym mniejsze ryzyko nietrafionej decyzji. Jeśli dostawca nie jest w stanie odpowiedzieć na te 10 kluczowych pytań – może lepiej poszukać kogoś bardziej kompetentnego? 

Poszukujesz sprawdzonego dostawcy systemu GPS i telematyki do swojej firmy? Skontaktuj się z nami już teraz!

biuro@datasystem.pl

801 88 77 88