Jednak posiadanie samochodu służbowego, nieodzownie wiąże się z tak zwanymi „jazdami prywatnymi”, czyli korzystaniem z pojazdu poza godzinami pracy, na prywatne potrzeby pracownika. Jest to dla pracownika duża zaleta. Dzięki temu może całkowicie zrezygnować ze swojego prywatnego auta, a wszystkie swoje potrzeby transportowe realizować samochodem służbowym. Dla pracodawcy niestety jest to dodatkowy koszt, którego z pewnością chciałby uniknąć.
Jak zatem pogodzić wszystkie strony i znaleźć rozsądny kompromis?
Z pomocą przychodzi Data System, która w ramach usługi monitoringu pojazdów oferuje funkcjonalność rozdziału jazd prywatnych od służbowych. Rozwiązanie to może działać w dwojaki sposób:
Pierwsza, najbardziej popularna metoda, to dedykowany przycisk w pojeździe. Za jego pomocą pracownik deklaruje, czy w danej chwili jedzie prywatnie, czy służbowo. Wystarczy zmienić położenie przełącznika, a system automatycznie zakwalifikuje przejechane kilometry do odpowiedniego trybu jazdy.
Drugie rozwiązanie jest oparte o kalendarz dostępny w aplikacji do zarządzania flotą DS Locate. Pracodawca i pracownik uzgadniają konkretne dni i godziny kiedy pojazd jest w użytku służbowym, a kiedy pracownik jeździ prywatnie. W ten sposób system automatycznie, bez jakichkolwiek działań rozdziela przejechane kilometry na służbowe i prywatne.
W każdej chwili możliwe jest wygenerowanie Raportu jazd prywatnych i służbowych w systemie DS Locate, który poinformuje, ile kilometrów dana osoba przejechała prywatnie, a ile służbowo.
To pozwala pracodawcy na koniec miesiąca na pełne rozliczenie pracownika z jazd prywatnych w oparciu o ustaloną wcześniej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem stawkę za przejechanie 1 kilometra autem służbowym i wystawienie faktury na rzecz pracownika za wykonane jazdy prywatne.
Opisane rozwiązanie jest korzystne dla każdej ze stron. Pracodawca ma pewność, że ponosi koszty wyłącznie jazd służbowych, natomiast dla pracownika to rozwiązanie jest i tak dużo bardziej opłacalne niż samodzielne utrzymanie auta.
Raport ten można wykorzystać nie tylko na potrzeby rozliczeń na linii pracownik-pracodawca, ale również do rozliczeń przed Urzędem Skarbowym. W przypadku, kiedy pracownik użytkuje służbowy samochód prywatnie, ale nie rozlicza tego z pracodawcą, Urząd Skarbowy zalicza to jako dodatkowy przychód, podlegający opodatkowaniu, który musi rozliczyć pracodawca. Narzędzie Data System Group jest w tym przypadku rzetelnym i precyzyjnym źródłem wiedzy na temat przejechanych kilometrów w danym trybie.
Rozdział jazdy służbowej od prywatnej jest już w podstawowym abonamencie.
Zapytaj o ofertę!
Zadzwoń: + 48 61 62 63 000 lub napisz: biuro@datasystem.pl
