W obecnych czasach, aby łatwo i kompleksowo zarządzać firmą , niezbędne są nowoczesne narzędzia. Jednym z takich instrumentów jest monitoring pojazdów zintegrowany z systemem do zarządzania flotą. Dzięki modułowej budowie, bogatemu wachlarzowi raportów, zestawień i analiz, dobrze dopasowany system potrafi umożliwić wszechstronne administrowanie flotą, nadzorowanie wszelkich procesów logistycznych i administracyjnych w firmie. Dodatkowo wspomaga wydajność przedsiębiorstwa poprzez podnoszenie efektywności pracy personelu oraz zmniejszenie kosztów utrzymania pojazdów służbowy, podnosząc bezpieczeństwo, jakość pracy oraz usprawniając procesy logistyczne.
Przy planowaniu integracji monitoringu pojazdów z system do zarządzania flotą kluczowe jest indywidualne podejście do klienta. Po zapoznaniu się z funkcjonowaniem firmy, jej specyfiką, otoczeniem biznesowym, procedurami i zamierzeniami Zarządu, tworzone jest autorskie oprogramowanie, odpowiadające specyfice danego klienta. Istotne jest ustalenie pełnej funkcjonalności systemu, szablony raportów, wygląd aplikacji, uprawnienia, etc. Nigdy nie powinno stosować się standardowych rozwiązań. Każde przedsiębiorstwo powinno być traktowane indywidualnie i kompleksowo.
Czym kierować się przy wyborze firmy monitorującej pojazdy służbowe? Ważne jest, aby firma oferowała szeroki zakres możliwości, dzięki którym za pomocą aplikacji możemy w prosty sposób m.in. precyzyjnie lokalizować pojazdy; kontrolować faktyczne zużycie paliwa, jego upuszczenie
i tankowanie; otrzymywać informacje o prędkości pojazdu, kierunku jazdy, wszystkich postojach; kontrolować stopnie wykonania zadań zleconych pracownikom; dokonać rozdziału kosztów użytkowania samochodu do celów służbowych i prywatnych.
Co zyskujemy integrując system do zarządzania floty z monitoringiem pojazdów? Oprócz niższych kosztów utrzymania floty, wybierając odpowiednią firmę monitorującą pojazdy służbowe możemy zyskać różnego rodzaju raporty ułatwiające pracę osoby zarządzającej flotą oraz podnoszące efektywność przedsiębiorstwa. Do takich raportów z pewnością należy zaliczyć system umożliwiający weryfikację zadań zleconych, dzięki któremu możemy dokładnie sprawdzić, jakie miejsca odwiedził w danym okresie lokalizowany pojazd, łącznie z czasem pobytu w poszczególnych punktach. System weryfikacji zadań zleconych dostarcza informacje na temat realizacji spotkań zaplanowanych przez handlowców lub dostawców. W przypadku braku odwiedzin w umówionym miejscu osoba zarządzająca flotą zostaje poinformowana o braku zrealizowanej wizyty. W zależności od rodzaju raportu, generowane powinny być dodatkowe informacje ze zdefiniowanych punktów odwiedzin, m.in. godzina rozpoczęcia i zakończenia wizyty, czas jej trwania, ilość odbytych spotkań, średni czas na wizytę, łączny czas postoju oraz czas jazdy i ilość przejechanych kilometrów. Dobrze zintegrowany system potrafi zwiększyć terminowość dostaw lub odwiedzin o 90% oraz efektywność pracy handlowców o 20%.
Dodatkowo wybierając firmę monitorującą pojazdy, warto zwrócić uwagę czy dysponuje ona możliwością rozdziału i analizy jazd prywatnych od służbowych. Raport służący do tego rodzaju analizy powinien zawierać informacje m.in. o łącznym czasie i dystansie jazd służbowych
i prywatnych. System rozdziału jazd prywatnych od służbowych, który precyzyjnie rozlicza kilometry przejechane służbowo i prywatnie obniża wydatki na paliwo oraz przydaje się w trakcie kontroli Urzędu Skarbowego.
Dobrze zintegrowany monitoring pojazdów z systemem służącym do zarządzania flotą ułatwia pracę administrowania pojazdami, przypominając m.in. o przeglądach pojazdów, konieczności wymiany opon, wspomaganiu rejestracji rozliczenia szkód ubezpieczeniowych. Integracja pozytywnie wpływa również na zarządzanie zleceniami, umożliwiając wprowadzenie i przeglądanie statusu realizacji zleceń. Przy wyborze firmy, z którą będziemy chcieli zintegrować system zarządzania flotą, zwróćmy również uwagę na jej stabilność i wiarygodność, na bezpieczeństwo przechowywanych przez nią danych oraz na autorskie rozwiązania, bez stosowania wątpliwej jakości wyrobów chińskich czy map bez licencji.