Zarządzanie flotą pojazdów to nie lada wyzwanie. Terminy przeglądów, kontrola stanu technicznego, monitorowanie tras przejazdów – to tylko niektóre z obowiązków, które spoczywają na barkach właścicieli firm transportowych i logistycznych. Na szczęście z pomocą przychodzi DSLocate – nowoczesna aplikacja, która znacznie ułatwia te zadania.
Oczywiście, podstawową funkcją DSLocate jest śledzenie lokalizacji pojazdów w czasie rzeczywistym. Jednak to zaledwie wierzchołek góry lodowej! Aplikacja oferuje wiele innych, mniej znanych, ale niezwykle przydatnych funkcji, które mogą znacząco usprawnić zarządzanie flotą. W serii artykułów blogowych przyjrzymy się bliżej, jaki jeszcze niewykorzystany potencjał drzemie w DS Locate.
W dzisiejszym artykule skupimy się na funkcji Raport Karty Drogowej, która na pewno może być przydatnym narzędziem w twojej pracy.
Raport karty drogowej – kompleksowy przegląd tras i przebiegu pojazdu
Raport karty drogowej to szczegółowe zestawienie wszystkich tras pokonanych przez wybrany pojazd w określonym czasie. DS Locate automatycznie rejestruje informacje dotyczące każdej podróży, takie jak lokalizacja, data i godzina startu oraz zakończenia trasy, pokonany dystans, a także kierowca prowadzący pojazd. Dzięki temu narzędziu nie tylko dokładnie wiesz, gdzie i kiedy pojazd był w użyciu, ale również masz możliwość prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, co jest kluczowe w rozliczeniach podatkowych, zwłaszcza przy odliczaniu VAT.
Raport karty drogowej zawiera również dane o celu jazdy i stawce za kilometr, co pozwala na automatyczne obliczenie wartości trasy w złotówkach. Dodatkowo, raport wylicza statystyki za cały okres ewidencji, w tym sumaryczną liczbę przejechanych kilometrów oraz łączną wartość pokonanych tras.
Co więcej, DS Locate umożliwia automatyczną wysyłkę wygenerowanych raportów do odpowiednich osób, na przykład do kierowców lub działu księgowości, co znacznie ułatwia i przyspiesza zarządzanie dokumentacją flotową.
Dzięki tej funkcji masz pełną kontrolę nad kosztami i efektywnością operacyjną swojej floty, co przekłada się na lepsze planowanie i optymalizację zasobów. W kolejnych artykułach naszej serii przyjrzymy się innym zaawansowanym funkcjom DS Locate, które mogą jeszcze bardziej usprawnić zarządzanie Twoją flotą.
Ale jak to właściwie działa?
Aby w pełni wykorzystać możliwości raportu karty drogowej, warto najpierw uzupełnić pewne dane w aplikacji. Aby to zrobić, otwórz Panel administratora, klikając ikonę białego koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu. Choć wprowadzenie tych informacji nie jest obowiązkowe i raport karty drogowej wygeneruje się również bez nich, ich uzupełnienie może zapewnić pełniejszy i bardziej precyzyjny obraz danych.
Aby uzupełnić raport karty drogowej, możesz wprowadzić następujące dane:
Cel jazdy: Każdemu kierowcy możesz przypisać indywidualny cel jazdy. W tym celu przejdź do zakładki Pracownicy. Po lewej stronie ekranu znajdziesz tabelę, która zawiera wszystkie przypisane w aplikacji karty RFID lub Pastylki Dallas.
Informacje o pojeździe: Dla każdego pojazdu możesz wprowadzić szczegółowe dane, takie jak rodzaj paliwa, pojemność silnika, stawka za 1 km, stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji oraz data rozpoczęcia ewidencji. Aby to zrobić, wybierz zakładkę Pojazdy. Po lewej stronie ekranu znajdziesz tabelę z pojazdami. Wybierz interesujące Cię auto i uzupełnij pola oznaczone jako Dane do raportu karty drogowej.
Wprowadzenie tych informacji pozwoli na dokładniejsze i bardziej wartościowe raporty, które ułatwią zarządzanie flotą.
Generowanie raportu
Gdy już uzupełnisz informacje o kierowcach i pojazdach, możesz przystąpić do generowania raportu. Aby to zrobić, zamknij Panel administratora, klikając biały krzyżyk w prawym górnym rogu ekranu. Następnie, z panelu w lewym dolnym rogu wybierz zakładkę Raporty. Teraz możesz wygenerować raport karty drogowej, zawierający wszystkie niezbędne informacje, które wcześniej wprowadziłeś.
Na liście raportów, którą zobaczysz po lewej stronie ekranu, znajdziesz raport karty drogowej. Aby go wygenerować, wybierz pojazdy oraz zakres dat, które Cię interesują. Dodatkowo, warto skorzystać z opcji Zaawansowane, która umożliwia wprowadzenie danych firmy oraz osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji. To pozwoli na stworzenie bardziej kompletnego i profesjonalnego raportu, idealnie dostosowanego do Twoich potrzeb.
Teraz, gdy masz już wszystko gotowe, możesz przystąpić do generowania raportu.
Dzięki przyciskom w prawym górnym rogu ekranu możesz wysłać raport bezpośrednio do kierowców, zapisać go w formacie PDF lub wydrukować. Po pobraniu raportu, w pliku PDF pojawi się pole do ręcznego podpisu dla osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji. Dodatkowo, po otwarciu pliku PDF, masz możliwość edycji pól Cel oraz Kierowca. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w niestandardowych sytuacjach, kiedy cel przypisany kierowcy nie odpowiada faktycznemu celowi podróży lub gdy kierowca nie został wcześniej dodany w Panelu administratora.
Na dole raportu znajdziesz także statystyki podsumowujące cały okres raportowania, co pozwala na szybkie przejrzenie kluczowych danych dotyczących przebiegu i kosztów użytkowania pojazdu.
Automatyczna wysyłka raportów
Jeśli chcesz regularnie otrzymywać raporty na swoją skrzynkę mailową, możesz skorzystać z funkcji Automatycznej wysyłki. Wystarczy, że podasz adres e-mail i ustawisz częstotliwość, z jaką chcesz otrzymywać raporty, a nasz system automatycznie będzie je generował i przesyłał na wskazany adres.
Po kliknięciu przycisku Automatyczna wysyłka otworzy się nowe okno, w którym możesz skonfigurować tę funkcję. Wprowadź adres e-mail (lub kilka), na który mają być przesyłane raporty, a następnie wybierz interwał wysyłki – codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Po prawej stronie panelu możesz wybrać pojazdy, dla których raporty będą generowane, oraz podać dane firmy i osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji. Te informacje wystarczy wprowadzić tylko raz – będą automatycznie dodawane do każdego wysyłanego raportu.
Wysyłka będzie realizowana tak długo, aż sam zdecydujesz się ją wyłączyć. Dodatkowo, dla każdego raportu możesz ustawić dowolną liczbę automatycznych wysyłek, co pozwala na elastyczne zarządzanie raportami i ich dystrybucją.
I… mamy to! Gratulację - opanowałeś kolejną przydatną funkcję w DSLocate, jaką jest raport karty drogowej.
DSLocate – więcej niż tylko śledzenie lokalizacji
Moduł Karty Drogowej to tylko jedna z wielu możliwości, jakie oferuje nasz system. DSLocate to nie tylko narzędzie do śledzenia lokalizacji, ale przede wszystkim kompleksowy asystent, który pomoże Ci zarządzać flotą pojazdów w sposób bardziej efektywny, bezpieczny i ekonomiczny.
Zachęcamy do wypróbowania DSLocate i odkrycia wszystkich jego możliwości. Skontaktuj się z naszym zespołem, aby uzyskać więcej informacji lub umówić się na demo aplikacji.
W kolejnych artykułach z cyklu przyjrzymy się innym ciekawym funkcjom DS Locate, które mogą znacząco usprawnić zarządzanie Twoją flotą. Bądź na bieżąco!
Zachęcamy do kontaktu z naszym działem obsługi klienta, aby dowiedzieć się więcej o naszych rozwiązaniach ułatwiających zarządzanie flotą. Jeżeli masz problem z modułem Karty Drogowej również skontaktuj się z nami - pomożemy!
Skontaktuj się z nami już teraz!
📧 biuro@datasystem.pl
📞 801 88 77 88
